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Schritt für Schritt zum digitalisierten Unternehmen mit automatisierten Geschäftsprozessen

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Pascal Gerber
von Pascal Gerber

Die zunehmende Komplexität von Prozessen stellt heute viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Um zu erkennen, wo und wie im Unternehmen vereinfacht werden kann, müssen Geschäftsprozesse genau definiert und das Potenzial von Digitalisierung und Automatisierung erkannt werden. Erst dann sind die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft richtiggestellt.

 

Schritt eins: Geschäftsprozesse definieren und verstehen

Ein Geschäftsprozess ist eine Ansammlung verschiedener Aufgaben, welche in einer bestimmten Abfolge und unter Einhaltung eines Zeitplans ausgeführt werden, um ein gemeinsames, definiertes Ziel zu erreichen. Das kann ein Produkt oder eine Dienstleistung für den Kunden sein. Man unterscheidet hier zwischen internen, das heißt für den Kunden von außen nicht sichtbaren und externen Geschäftsprozessen.

Zum besseren Verständnis können Prozesse beispielsweise mittels eines Flussdiagramms oder nach dem Modellierungsstandard BPMN visualisiert werden. In jedem Fall dient die Definition und das anschließende Automatisieren eines Geschäftsprozesses immer der Erfolgssteigerung – sei es eine höhere Kundenzufriedenheit oder eine bessere Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens. Entwickelt man neue Prozesse, ist es deshalb immer wichtig, vorab ein klares Ziel zu definieren.

 

Schritt zwei: Das Potenzial der Digitalisierung und Automatisierung erkennen

Warum ist es wichtig, dass Sie das Potenzial der Digitalisierung und Automatisierung erkennen? Mit einfachen Worten ausgedrückt: «Weil es dem Kundenwunsch entspricht».

Der Kunde gibt den Takt vor und genau dieser Kunde wünscht sich eine schnelle, einfache und nahtlose digitale Benutzererfahrung. Ständige Verfügbarkeit und individuell angepasste Services, die global konsistent sind, sind gefragt. Kann ein Unternehmen diesen Wunsch nicht erfüllen, springen Kunden ab und gehen zur Konkurrenz.

Digitale Riesen wie Apple, Amazon oder Google haben die Messlatte diesbezüglich hoch angelegt. Für traditionelle Unternehmen, die auf dem eigenen Markt nicht in der Lage sind, diese neuen Kundenerwartungen zu erfüllen, steigt der Druck durch innovative Digitalunternehmen, die auf den Markt drängen.

Daneben bietet die Prozessdigitalisierung und -automatisierung ein großes Potenzial zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung. So kann beispielsweise der Genehmigungsprozess für Leasingverträge mittels Automatisierung von mehreren Tagen auf wenige Minuten reduziert werden. Außerdem können digital erfasste Daten genutzt werden, um Kostentreiber und Risikofaktoren zu identifizieren und Echtzeitberichte zu erstellen.

 

Schritt drei: Eine Strategie festlegen

Ein Paradigmenwechsel ist gefragt. Es müssen nicht nur vorhandene Prozesse automatisiert, sondern die Methodik verändert werden: Prozessschritte müssen reduziert, Entscheidungsschritte automatisiert und End-to-End-Prozesse aufgebaut werden. Damit dies gelingt, ist strategisches Vorgehen notwendig. Hier ist der Anfang (eines Prozesses) das Ende (der definierten Strategie).

Das heißt, der zukünftige Zustand des Prozesses, also das gewünschte Endergebnis, muss entworfen und daraus rückwärts Ziele definiert und Schritte zur Umsetzung abgeleitet werden. So wird sichergestellt, dass der Kunde und dessen Bedürfnisse Dreh- und Angelpunkt der Transformation bleiben. Dabei sollten alle am Prozess Beteiligte – Abteilungen, Lieferanten und Kunden – zusammenarbeiten. Statt Prozesse isoliert zu betrachten, können Unternehmen so sämtliche Prozessschritte durchgehend digitalisieren und automatisieren, um am Ende eine End-to-End-Lösung zu entwickeln.

 

Schritt vier: Das richtige Tool auswählen

In der praktischen Umsetzung helfen hier Plattformen zur Prozessautomatisierung wie Axon Ivy. Kernaufgabe solcher Plattformen ist die Orchestrierung der Prozesse, also die Integration und Verknüpfung von Benutzern, Systemen und Technologien. Statt einer Insellösung für einzelne Aufgaben oder Prozesse bieten Prozessautomatisierungsplattformen ein optimal vernetztes System, das Tools entsprechend der jeweiligen Anforderung einsetzt und Daten prozessübergreifend miteinander verbindet.

Prozessschritte wie die Dateneingabe werden automatisiert, bestehende Systeme nahtlos integriert und ein «Single Point of Truth» geschaffen, der Informationen für alle Mitarbeiter transparent zugänglich macht. Funktionen wie die grafische Modellierung und das Low-Coding sind auch vom Fachbereich einsetzbar, ohne große IT-Ressourcen zu binden.

Low-Code-Plattformen

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