Digitales Qualitätsmanagement für bessere Services

Zeitraubend, papierlastig, fehleranfällig – Prozesse zur Überprüfung der Qualität sind meist mühsam, aber unumgänglich. Nur durch regelmäßige Kontrollen lassen sich Services und Dienstleistungen in beispielsweise Hotels, Gemeinden, Gebäudeverwaltungen und Sicherheitsdiensten auf einem hohen Niveau halten. Dabei ist es ganz egal, um welche Art von Service es geht, ob Wartungsarbeiten, Inspektionen oder Zulassungsprozesse: leidet die Qualität, macht sich dies sehr schnell am unternehmerischen Erfolg und der Wettbewerbsfähigkeit bemerkbar.

In vielen Bereichen basieren Qualitätskontrollen auf manuellen Arbeiten sowie Papierformularen und Excel-Tabellen. Das erfordert viel Zeit und Ressourcen. Der Einsatz unterschiedlicher Tools zur Überwachung und Dokumentation führt zu Medienbrüchen und damit verbunden zu Informationsverlusten, ungenauen Ergebnissen und Fehlern. Zudem können herkömmliche Methoden nicht immer mit der wachsenden Komplexität moderner Anlagen und Maschinen sowie der zunehmenden Mobilität der Geschäftswelt Schritt halten. So wird es zur Herausforderung, den steigenden Compliance-Anforderungen gerecht zu werden.

Digitale Prüfvorgänge auf Basis optimierter Prozesse

Um den Problemen Herr zu werden, braucht es neue, digitale Methoden für die Durchführung von Qualitätsprozessen. Dabei ist für die Umsetzung der Einsatz einer intelligenten Automatisierungsplattform erfolgsversprechend. Diese optimiert und automatisiert die Qualitätsprozesse von Anfang bis Ende. Dies trägt entscheidend zur Verbesserung von Sicherheit und Zuverlässigkeit bei und generiert darüber hinaus folgende Vorteile:

• Effizienzsteigerung: Durch automatisierte Prüfprozesse lassen sich komplizierte Excel-Sheets, unnötige E-Mail-Korrespondenz und Papierchaos komplett vermeiden. Qualitätschecks laufen schneller und effizienter ab und sparen den Mitarbeitenden viel Zeit und Aufwand.
• Datenbasierte Entscheidungen: Durch die Sammlung und Analyse großer Datenmengen können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen. Dies fördert nicht nur die Effizienz der laufenden Prozesse, sondern ermöglicht auch präventive Maßnahmen zur Verhinderung zukünftiger Probleme.
• Compliance-Konformität: Automatisierte Qualitätskontrollen ermöglichen eine präzise Überwachung und Dokumentation aller relevanten Qualitätsparameter, Prüfergebnisse und Prozessdaten. Dies erleichtert die Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften und Normen sowie regulatorischer und qualitativer Anforderungen seitens Lieferanten, Kunden, Partner und Behörden.
• Reduzierung von Fehlern: Ein automatisiertes Qualitätsmanagement liefert genaue und konsistente Ergebnisse. Die Fehlerwahrscheinlichkeit reduziert sich auf ein Minimum, was die Gesamtergebnisse der Qualitätskontrolle verbessert.
• Frühzeitige Problemerkennung: Automatisierte Systeme sind in der Lage, kleinste Unregelmäßigkeiten oder Anomalien zu erkennen, noch bevor sie zu ernsthaften Problemen werden. Dies ermöglicht eine frühzeitige Intervention und verhindert teure Reparaturen oder Ausfallzeiten.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Automatisierte Prozesse bei Qualitätskontrollen verbessert die Zusammenarbeit im Team sowie mit Kunden, Partnern und Lieferanten. Redundante Dateneingaben werden vermieden und für alle Beteiligten sind alle Informationen jederzeit transparent einsehbar.

Branchenunabhängiger Einsatz

Ein digitales automatisiertes Qualitätsmanagement kann unabhängig von Branche oder Unternehmensbereich realisiert werden. Die Einsatzszenarien erstrecken sich dabei vom Facility Management in der Hotellerie über die Qualitätssicherung von Lebens- oder Arzneimitteln bis hin zu Prüfungen von Fuhrparkfahrzeugen in Autovermietungen. Der gesamte Quality Check Prozess kann im Einzelnen folgende Schritte umfassen:

• Planvolle, strukturierte und konsistente Aufgabenbearbeitung
• Klare Regelung von Zuständigkeiten durch integriertes Rechte- und Rollenmanagement (AIM)
• Vorgeschaltete Dispositions- und Mitarbeitereinsatzplanung inkl. automatische Einteilung von Schichtarbeiten 
• Automatisierte Fehlererkennung und Überwachungsansichten
• Effiziente Fehlerbehebung und kontinuierliche Verbesserung
• Automatisierte Dokumentation aller Informationen und durchgeführter Korrekturmaßnahmen
• Erstellung von Auditberichten, Trendanalysen und Problemvorhersagen
• Automatisierte Rechnungsstellung
• Integration von Feedbackmechanismen für Mitarbeitende und Kunden
• Automatisierte Aktualisierung von Qualitätsstandards und -richtlinien basierend auf Branchenregelungen und Gesetzesänderungen

Digitale Qualitätssicherung: Der Schlüssel zum Erfolg

Automatisierte Qualitätschecks markieren einen bedeutenden Schritt in Richtung effizienterer und zuverlässigerer Wartungs-, Inspektions- und Servicearbeiten. Sie tragen dazu bei, dass Unternehmen unabhängig von ihrer Branche ihre Betriebsabläufe optimieren und gleichzeitig die Sicherheit und Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen verbessern und auf hohem Niveau halten. Das erhöht die Kundenzufriedenheit und stellt die künftige Wettbewerbsfähigkeit und den langfristigen Erfolg sicher.