Das Einmaleins einer Prozessautomatisierungsplattform

DPA, Digital Business Platform, UX-Design, Automatisierung, RPA, Low Code – Sie verstehen nur Bahnhof? Plattformen für Prozessautomatisierung sind im Zuge der digitalen Transformation in aller Munde. Aber wer nicht gerade zum IT-Fachpersonal gehört, der mag sich verständlicherweise fragen, was denn eigentlich genau hinter all den Begrifflichkeiten oder Abkürzungen steckt.

Agilere Fachabteilungen dank Low Code

Eine Digital Process Automation (DPA) Plattform ist die Weiterführung der bereits etablierten und bekannten Business Process Management (BPM) Suiten und funktioniert ähnlich wie ein Werkzeugkasten: Sie bietet alle benötigten Technologien, um die Digitalisierung eines Unternehmens umzusetzen, indem Geschäftsprozesse durchgehend automatisiert werden.

Was bedeutet Automatisierung?

Will ein Mensch etwas greifen, läuft dieser Bewegungsablauf ohne bewusste Steuerung ab – die Finger schließen sich instinktiv und unbewusst um den entsprechenden Gegenstand. Bei Geschäftsprozessen sieht das ähnlich aus. Eine Prozessautomatisierungsplattform kann die Verwaltung von Aufgaben und Vorgängen ohne Steuerung von außen übernehmen. Sie informiert beispielsweise selbstständig ohne das Zutun eines Mitarbeiters per Mail über die nächsten anstehenden Aufgaben und aktualisiert deren Status fortlaufend. Die Fehleranfälligkeit wird so reduziert und die Effizienz erhöht.

Das User Experience Design (UX-Design) ist die Stellschraube für Charakter und Aussehen einer Prozessautomatisierungsplattform. Der Begriff umfasst die Gestaltung aller Facetten einer Interaktion eines Nutzers mit der Plattform. Desto besser das UX-Design einer Plattform, desto intuitiver lässt sie sich bedienen und desto weniger Schulung ist vorab notwendig.

Die Plattformarchitektur setzt den Maßstab dafür, wie gut sie sich in bestehende Systeme integrieren und mit Ihnen verknüpfen lässt. Ist von einer offenen Architektur die Rede, dann lassen sich Drittsysteme einfach per Konnektoren, also Schnittstellen, mit der Plattform verbinden. Die Prozesspalette kann dabei jederzeit erweitert und neue Konnektoren beliebig erstellt werden. Das erleichtert die Einführung maßgeblich, da die bisherige Softwarelandschaft nicht verändert werden muss und die neue Plattform eine gemeinsame Schnittstelle bildet, auf der alle Daten aus den verschiedenen Systemen zusammenlaufen.

Was sind die gängigsten Werkzeuge einer Plattform für Prozessautomatisierung?

Die eingangs erwähnten Werkzeuge, die eine Plattform zur Verfügung stellt, werden je nach Bedarf eingesetzt. Zu Ihnen gehören beispielsweise Robotic Process Automation, Business Rules und Low Code.

RPA ist die Abkürzung für Robotic Process Automation. Dabei handelt es sich um Softwareroboter, die einfache, sich wiederholende Aufgaben anstelle eines Mitarbeiters übernehmen können. Eine Prozessautomatisierungsplattform setzt RPA somit beispielsweise für die Datenübertragung oder den Versand von Empfangsbestätigungen ein. Mitarbeiter können sich dadurch auf das Lösen von schwierigeren Aufgaben und Sonderfällen konzentrieren.

Bei komplexeren Prozessen ist das Hinterlegen einer Business Rule Engine sinnvoll. Sie verwaltet, pflegt und führt vordefinierte Geschäftsregeln aus und ist dabei von der übrigen Prozesslogik entkoppelt. So können Geschäftsregeln an einer zentralen Stelle gespeichert und jederzeit für neue Anforderungen zur Verfügung gestellt werden. Die Prozessautomatisierungsplattform kontrolliert auf Basis der Business Rule Engine die Einhaltung der Regeln und meldet Verstöße.

Verfügt eine Plattform über Low-Code-Unterstützung, stellt sie damit eine Alternative zum klassischen Programmieren zur Verfügung. Anstelle von Codes können grafische Modellierungsmethoden und visuelles Applikationsdesign verwendet werden. Fachabteilungen ist es dadurch möglich, Basisfunktionen ohne Hilfe der IT-Abteilung zu programmieren und Anpassungen an Prozessen vorzunehmen. Die IT wird so entlastet und kann sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren.

Am Ende entsteht eine Gesamtlösung

Neben diesen drei Werkzeugen verfügt eine Plattform für Prozessautomatisierung über viele weitere Methoden und Technologien, die je nach Anforderung eingesetzt werden können. Die Prozessautomatisierungsplattform übernimmt dabei die Orchestrierung, indem sie Systeme und Technologien miteinander verknüpft und am Ende eine Gesamtlösung schafft, die Prozesse von Anfang bis Ende abdeckt.