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Mit der richtigen Strategie die digitale Transformation meistern

Digitalisierung iBPMS DPA
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Rolf Gebhard Stephan
von Rolf Gebhard Stephan

Geschäftsprozessautomatisierung wird von Unternehmen bisher eher taktisch und nur punktuell eingesetzt. Der Fokus liegt klar auf Aspekten wie Kostenreduzierung und der Verschlankung von Prozessen. Doch es setzt sich die Erkenntnis durch, dass die Automatisierung von Prozessen entscheidend für die Erreichung strategischer Ziele ist. Die Schwerpunkte verschieben sich und es geht nun vermehrt darum, das gesamte Unternehmen digital zu transformieren. Mit einer ganzheitlichen Digitalisierungs- und Automatisierungsstrategie gelingt es Organisationen, langfristig erfolgreich zu sein.

 

Die meisten Unternehmen sind die ersten Schritte in ihrer digitalen Transformation gegangen. Doch zweifellos bestehen im Hinblick auf Geschäftsprozesse nach wie vor erhebliche Optimierungsbedarfe und auch -potenziale. Denn die immer noch unzureichende Digitalisierung und Automatisierung innerhalb Organisationen führt zu langsamen, fehleranfälligen und ineffizienten Abläufen. Bemerkbar macht sich dies im Arbeitsalltag unter anderem dadurch, dass teilweise immer noch Excel-Sheets als Aktion eines Geschäftsprozesses versendet werden. Oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen innerhalb eines Vorgangs von einer Anwendung in eine andere wechseln, da IT-Systeme nicht miteinander verbunden sind.

Um die Weichen für die Zukunft richtig zu stellen, gilt es, Digitalisierungs- und Automatisierungsvorhaben ganzheitlich und strategisch anzugehen und Prozesse von Anfang bis Ende zu betrachten: Durch eine grundlegende Analyse können Optimierungspotenziale aufgedeckt, Automatisierungsmöglichkeiten ermittelt und darauf abgestimmt die passenden Technologien eingesetzt werden.

 

Robotic Process Automation (RPA) und Low Code – Einsatz mit Grenzen

Geht es um die Automatisierung von Prozessen, stehen Unternehmen zahlreiche Technologien zur Auswahl. Aber nicht immer ist Verantwortlichen klar, welches Tool sich wofür am besten eignet, wo einzelne Werkzeuge an ihre Grenzen stoßen und wie sie sinnvoll miteinander kombiniert werden. Mit RPA beispielsweise lassen sich standardisierte und sich wiederholende Vorgänge automatisieren, die vorher oft mit viel Aufwand durchgeführt wurden. Der Fokus liegt dabei jedoch auf einzelnen manuellen Tätigkeiten, nicht auf einem gesamten Prozess. RPA muss daher als Puzzleteil im Kontext einer umfassenden End-to-End-Automatisierung gesehen werden.

Ähnlich verhält es sich beim Thema Low Code: Mitarbeitende mit technischem Verständnis können mittels Low Code-Support einfache bis mittelschwere Applikationen vollständig modell-getrieben erstellen. Diese sind letztendlich aber nur eingeschränkt einsetzbar. Um unternehmenskritische Abläufe zu automatisieren, reicht Low Code nicht aus.

 

Hohe Ansprüche an Digital Process Automation (DPA) Plattformen

Um von den Vorteilen der Prozessautomatisierung vollumfänglich profitieren zu können, bedarf es der sinnvollen Kombination der einzelnen Technologien. Dabei ermöglicht es der Einsatz einer Digital Process Automation (DPA) Plattform als zentrale Drehscheibe, dass Abfolge und Zusammenspiel einwandfrei funktionieren. Unternehmen können durch die Plattform ihre Prozesse digitalisieren, automatisieren und orchestrieren. Das schließt auch die Harmonisierung unterschiedlicher Technologien wie beispielsweise RPA, maschinelles Lernen oder künstliche Intelligenz sowie die Integration von Drittsystemen mit ein. Eine professionelle DPA-Plattform muss sowohl einfache Workflows als auch hochanspruchsvolle und dynamische Abläufe sowie konditionale Logik und den Einsatz künstlicher Intelligenz meistern können.

Die Ansprüche, die eine Automatisierungsplattform erfüllen muss, sind jedoch nicht auf die Organisation selbst begrenzt. Verschiedenste Technologien und Systeme müssen so integriert werden, dass ihre Funktionsfähigkeiten über Unternehmensgrenzen hinaus gegeben sind. Prozesse müssen auch über Schnittstellen zu Kunden, Lieferanten, Dienstleistern und weiteren externen Beteiligten einwandfrei und fehlerlos umgesetzt werden.

 

Einfache Anwendung auch bei hochkomplexen Prozessen

Doch obwohl die Prozesse in Unternehmen selbst teilweise hochkomplex sind, müssen die Anwendungen auf Seiten der Benutzer so intuitiv und verständlich wie möglich gestaltet sein. Denn die Nutzerfreundlichkeit hat maßgeblichen Einfluss auf die Akzeptanz der Mitarbeitenden. Diejenigen, die tagtäglich mit der Applikation arbeiten, müssen von Anfang an mit ins Boot geholt werden. Ein umfangreiches Automatisierungsprojekt kann nur dann erfolgreich durchgeführt werden, wenn sowohl Mitarbeitende aus den Geschäftsbereichen als auch Prozessingenieure und Entwickler abgestimmt und eng zusammenarbeiten.

Wesentlich für den Erfolg von Automatisierungen und damit für das Unternehmen selbst ist zudem die Zufriedenheit der Kunden. Um das Kundenerlebnis zu optimieren, müssen Entwickler verstehen, was eine gute Kundenerfahrung ausmacht. Dabei gilt es, die richtige Balance zwischen automatisierten Prozessen und persönlichem Service zu finden. Beispielsweise ist es nicht zielführend, in Hotels den Check-In-Prozess automatisiert ablaufen zu lassen. Für ein optimales Kundenerlebnis bedarf es hier der direkten und persönlichen Interaktion, um mit dem Kunden in Kontakt zu kommen und eine gewisse Intimität zu schaffen.

 

Kompetenzen bündeln

Für die bestmögliche Umsetzung von Automatisierungsprojekten ist es ratsam, im Unternehmen ein Center of Excellence (CoE) zu etablieren, das Wissen und Kompetenzen bündelt. Von der Geschäftsführung unterstützt, bildet es die Basis für eine strategische Herangehensweise und eine planvolle Implementierung. Zudem laufen dort Daten und Erfahrungswerte aller Abteilungen zusammen und können optimal ausgewertet werden. Gelingt es dadurch, Prozessautomatisierung in ihrer Gesamtheit zu betrachten und entlang einer umfassenden Strategie umzusetzen, können Unternehmen ihre digitale Transformation meistern und erfolgreich im Markt bestehen.

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