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PROZESSORCHESTRIERUNG FÜR DIE ÖFFENTLICHE VERWALTUNG

Ein digitaler Antrag ist noch kein digitaler Verwaltungsprozess.

Fachverfahren verbinden. Verwaltungsprozesse souverän steuern.

Axon Ivy verbindet bestehende Fachverfahren, Bürgerportale, Dokumentenmanagement- und ERP-Systeme zu einem Verwaltungsprozess vom ersten Anliegen bis zum Bescheid. Ohne alles neu zu bauen: Bestehende Anwendungen bleiben nutzbar, während Axon Ivy Übergaben, Prüfungen und Entscheidungen systemübergreifend koordiniert.

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Betriebsmodell frei wählen: Managed Axon Ivy als PaaS der OWL-IT über den Marktplatz Deutschland Digital, in der eigenen Infrastruktur oder als Axon Ivy Cloud betreiben.

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Europäisches Cloud-Hosting & ausschreibungskonform: Die Axon Ivy Cloud wird ausschließlich in europäischen Rechenzentren betrieben. Managed Axon Ivy ist DVC-konform und über den Marktplatz Deutschland Digital beziehbar.

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Prozesse nachvollziehbar steuern: Rollen, Regeln, Freigaben und Entscheidungen zentral koordinieren – mit lückenloser Prozesshistorie und vollständigem Audit Trail.

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Bestehende Systeme verbinden statt ersetzen: Fachverfahren, Portale und Anwendungen bleiben nutzbar und werden technologieagnostisch verbunden – unabhängig von Infrastruktur, Cloud-Anbieter oder Technologie-Stack.

ANWENDUNGSFÄLLE

Welche Verwaltungsprozesse lassen sich mit Axon Ivy durchgängig orchestrieren?

Von bürgernahen Leistungen bis zu internen Querschnittsprozessen: Axon Ivy verbindet bestehende Fachverfahren, Daten, Dokumente, Aufgaben und beteiligte Stellen zu durchgängigen Verwaltungsprozessen. 

Die folgenden Beispiele zeigen, wie Abläufe über System- und Organisationsgrenzen hinweg koordiniert werden können.

Hundeanmeldung digitalisieren

Anmeldung, Prüfung und steuerliche Erfassung für Hundehalter sowie Steuer- und Ordnungsamt in einem Prozess verbinden.

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Digitale Schuleingangs-
untersuchung

Termine, Nachweise und Ergebnisse zwischen Eltern, Gesundheitsamt und Schule koordinieren.

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Handwerkerpark­ausweis

Antrag, Nachweisprüfung, Freigaben und Ausstellung über beteiligte Stellen und Fachverfahren hinweg koordinieren.

Spielplatz-Mängelmelder

Meldung, Zuständigkeit, Bearbeitung und Rückmeldung in einem durchgängigen Prozess steuern.

Digitale Bürgerservices

Digitaler Telearbeits-Antrag

Antrag, Prüfung, Freigaben und Dokumentation über alle beteiligten Stellen hinweg steuern.

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Onboarding neuer Mitarbeitender

Aufgaben, Zugänge, Ausstattung und Schulungen über Fachbereiche und Systeme hinweg koordinieren.

Digitale Personalprozesse

Digitale Poststelle

Eingangspost erkennen, klassifizieren, zuständigen Prozessen zuordnen und systemübergreifend weiterverarbeiten.

Posteingang im Sozialamt

Dokumente nach Falltyp erkennen, zuständigen Stellen zuordnen und in die Fallbearbeitung übergeben.

Rechnungseingang

Rechnungen erfassen, prüfen, freigeben und über beteiligte Stellen hinweg an Finanz- oder ERP-Systeme übergeben.

Digitaler Posteingang & Finanzprozesse

Lieferanten-Onboarding

Lieferantendaten, Nachweise, Prüfungen und Freigaben über beteiligte Systeme und Stellen hinweg koordinieren.

Qualitätsmanagement & Instandhaltung

Prüfungen, Mängel, Wartungsaufgaben und Maßnahmen durchgängig dokumentieren und steuern.

Digitale Organisations- & Betriebsprozesse

Was ist Prozessorchestrierung?

Was ist Prozessorchestrierung in der öffentlichen Verwaltung?

Prozessorchestrierung verbindet die an einem Verwaltungsprozess beteiligten Systeme, Daten, Dokumente, Aufgaben und Personen zu einem durchgängigen Ablauf.

Axon Ivy bildet dafür eine steuernde Prozessschicht über den bestehenden Fachverfahren. Die vorhandenen Anwendungen bleiben bestehen, während Übergaben, Prüfungen, Freigaben und Zuständigkeiten zentral koordiniert werden.

DIE HERAUSFORDERUNG

Die eigentliche Digitalisierung beginnt nach dem Antrag

Viele Behörden bieten Anträge und Formulare bereits online an. Hinter dem digitalen Zugang beginnen jedoch häufig erneut manuelle Arbeitsschritte.

Daten werden in Fachverfahren übertragen, Dokumente per E-Mail weitergeleitet und Bearbeitungsstände in unterschiedlichen Systemen nachgehalten. Informationen liegen mehrfach vor, während eine zentrale Sicht auf den gesamten Verwaltungsprozess fehlt.

Die Folgen:

  • Medien- und Systembrüche

  • Mehrfacheingaben und redundante Datenpflege

  • Lange Liege- und Bearbeitungszeiten

  • Unklare Zuständigkeiten

  • Fehlende Transparenz über Fristen und Bearbeitungsstände

  • Zusätzliche Belastung für Mitarbeitende

  • Uneinheitliche Services für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen

Mit dem OZG-Änderungsgesetz von 2024, häufig als OZG 2.0 bezeichnet, rückt die vollständige digitale Abwicklung von Verwaltungsleistungen stärker in den Mittelpunkt. 

Ab dem 1. Januar 2029 besteht ein gesetzlicher Anspruch auf elektronischen Zugang zu Verwaltungsleistungen des Bundes. Offene Standards und Schnittstellen, die Nachnutzung digitaler Leistungen nach dem Einer-für-Alle-Prinzip, die sichere Kommunikation über Nutzerkonten und Postfächer sowie die Registermodernisierung gewinnen dadurch weiter an Bedeutung. 

823 von 7.509 Einzelleistungen waren Anfang 2026 bundesweit flächendeckend digital verfügbar.*

*Quelle: Behörden-Digimeter 2026, Institut der deutschen Wirtschaft.

Für eine erfolgreiche Verwaltungsdigitalisierung reicht es deshalb nicht, nur den Zugang zu einer Leistung online bereitzustellen. Auch die dahinterliegenden Fachverfahren, Register, Daten, Dokumente, Prüfungen, Entscheidungen und manuellen Aufgaben müssen bis zum Bescheid zuverlässig miteinander verbunden werden.

Genau hier setzt Axon Ivy mit Prozessorchestrierung an.

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DIE LÖSUNG

Bestehende Fachverfahren verbinden, statt alles neu aufzubauen

Axon Ivy ergänzt die vorhandene IT-Landschaft um eine zentrale Orchestrierungsschicht.

Die Plattform steuert Prozesse über Portale, Fachverfahren, Dokumentenmanagementsysteme, ERP-Anwendungen und weitere Bestandssysteme hinweg. Informationen werden an den richtigen Prozessschritt übergeben, Aufgaben automatisch zugeordnet und Bearbeitungsstände transparent gemacht.

So können Behörden ihre Verwaltungsprozesse schrittweise modernisieren und bestehende IT-Investitionen weiter nutzen.

Machbarkeit für Ihre Verwaltung prüfen

Bestehende Systeme einbinden

Fachverfahren und Anwendungen werden über APIs, Konnektoren und offene Standards in den Gesamtprozess integriert.

Prozesse End-to-End steuern

Automatisierte und manuelle Arbeitsschritte werden in einem durchgängigen Workflow koordiniert.

Standards und Sonderfälle verbinden

Wiederkehrende Abläufe lassen sich standardisieren. Behördenspezifische Regeln, Zuständigkeiten und Ausnahmen können weiterhin berücksichtigt werden.

Low-Code und Pro-Code kombinieren

Prozesse, Formulare und Oberflächen lassen sich schnell mit Low-Code umsetzen. Für komplexe Integrationen und individuelle Anforderungen steht Pro-Code zur Verfügung.

In 5 Schritten:

Vom Antrag bis zum digitalen Abschluss

Axon Ivy verbindet Eingangskanäle, Fachverfahren, Dokumente, Aufgaben und Entscheidungen zu einem durchgängigen Verwaltungsprozess. So wird aus einzelnen digitalen Schritten ein koordinierter Ablauf vom ersten Anliegen bis zum Bescheid.
  1. 01

    Eingangskanäle zentral erfassen

    Anträge, Formulare, E-Mails, Briefe und Dokumente erreichen die Verwaltung über unterschiedliche Eingangskanäle.

  2. 02

    Daten und Dokumente prüfen

    Informationen werden strukturiert erfasst, auf Vollständigkeit geprüft und der zuständigen Stelle oder dem passenden Prozess zugeordnet.

  3. 03

    Fachverfahren verbinden

    Geprüfte Daten und Dokumente werden an die benötigten Fachverfahren und Bestandssysteme übergeben.

  4. 04

    Aufgaben und Entscheidungen steuern

    Prüfungen, Rückfragen, Freigaben und Eskalationen werden anhand definierter Regeln und Zuständigkeiten koordiniert.

  5. 05

    Verwaltungsprozess digital abschließen

    Bescheide, Benachrichtigungen und Dokumente werden erstellt, zugestellt und entsprechend den Anforderungen der Organisation abgelegt.

Das Ergebnis: ein durchgängiger Verwaltungsprozess, in dem Systeme, Dokumente, Aufgaben und Beteiligte kontrolliert zusammenspielen.

AUS DER VERWALTUNGSPRAXIS

Erfolgsgeschichten aus der öffentlichen Verwaltung

Von Einbürgerungs- und Katasterprozessen bis zum Zivildienst: Öffentliche Verwaltungen setzen Axon Ivy ein, um Portale, Fachverfahren, Dokumente und manuelle Aufgaben zu durchgängigen digitalen Prozessen zu verbinden.

Die folgenden Beispiele zeigen, wie komplexe Verwaltungsabläufe schrittweise digitalisiert, transparent gesteuert und über bestehende Systemgrenzen hinweg orchestriert werden können.

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Automatisierter Einbürgerungsprozess

Die Kantone Zürich, Zug und Schwyz digitalisieren ihren Einbürgerungsprozess mit der auf Axon Ivy basierenden Lösung „Citizenship Administration“.

Die Lösung koordiniert die einzelnen Schritte von der Antragstellung bis zur Entscheidung und verbindet die beteiligten Gemeinden, kantonalen Stellen und externen Organisationen in einem durchgängigen Workflow.

Das Ergebnis: weniger manuelle Übergaben, transparente Fristen und eine nachvollziehbare Bearbeitung über alle beteiligten Stellen hinweg.

Zur Kanton Zug Success Story

Zum Webinar: "Kanton Zürich goes digital!"

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Digitaler Katasterprozess

Der Kanton Zürich digitalisiert Katasterprozesse mit der auf Axon Ivy basierenden Lösung „KatasterprozesseZH“.

Alle beteiligten Stellen arbeiten auf einer gemeinsamen Prozessgrundlage. Informationen, Aufgaben und Bearbeitungsstände werden zentral bereitgestellt und automatisiert koordiniert.

Das Ergebnis: zentraler Zugriff auf relevante Informationen, transparentere Abläufe und eine verbesserte behördenübergreifende Zusammenarbeit.

Das Projekt wurde zusammen mit dem Axon Ivy Partner FROX AG umgesetzt. Das Webinar gibt tiefgehende Einblicke.

Einblicke in den digitalen Katasterprozess ansehen

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Durchgängige Digitalisierung des Zivildienstes

Das Bundesamt für Zivildienst der Schweizer Bundesverwaltung setzt Axon Ivy als zentrale Orchestrierungsschicht für seine Zivildienstprozesse ein.

Die Plattform verbindet eGovernment-Portale, ERP-Systeme und interne Fachanwendungen zu einem durchgängigen System für Zivildienstleistende, beteiligte Organisationen und interne Mitarbeitende.

Zur Success Story: eGovernance innerhalb der Bundesregierung

"Wir sind sehr zufrieden mit der Automatisierungsplattform von Axon Ivy und möchten nicht mehr ohne die entstandene Lösung arbeiten."

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Albert Steger, Zivilstandsinspektor

Kanton Schwyz

WISSEN FÜR DIE VERWALTUNGSPRAXIS

Ressourcen für die digitale Verwaltung

Von der Analyse typischer Medienbrüche bis zur Umsetzung konkreter Verwaltungsprozesse: Unsere Leitfäden, Praxischecks und Anwendungsfälle zeigen, wie Behörden bestehende Fachverfahren verbinden, digitale Services durchgängig gestalten und ihre Verwaltungsdigitalisierung schrittweise voranbringen können.

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Praxischeck für Behörden:

10 typische Bruchstellen in digitalen Verwaltungsprozessen

Erfahren Sie, an welchen Übergängen Verwaltungsprozesse häufig ins Stocken geraten und wie sich Medienbrüche, manuelle Übergaben und fehlende Systemverbindungen frühzeitig erkennen lassen.

Whitepaper herunterladen
AxonIvy_Digitaler_Staat2026

Paper zum Panel auf dem Digitalen Staat 2026

Der digitale Kompass: Prozessorchestrierung als strategischer Hebel für die öffentliche Verwaltung
Das Paper zeigt, warum einzelne digitale Lösungen noch keine durchgängige Verwaltungsdigitalisierung ergeben und welche Rolle Prozessorchestrierung bei der Verbindung von Portalen, Fachverfahren und manuellen Aufgaben spielt.

Herunterladen
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Digitale Bürgerportale: Ein Leitfaden für die effiziente Verwaltung

Warum sollten Kommunen und Städte ein Bürgerportal einführen? Welche Vorteile ergeben sich für die Verwaltung und ihre Mitarbeitenden? Und wie lassen sich digitale Bürgerportale sinnvoll mit den dahinterliegenden Prozessen und Fachverfahren verbinden?

Mehr zu Digitalen Bürgerportalen
Prozessautomatisierung Posteingang Sozialamt

Digitaler Posteingangsprozess im Sozialamt

Erfahren Sie, wie eingehende Dokumente automatisch erkannt, nach Falltyp klassifiziert und an die zuständigen Stellen weitergeleitet werden können.

Axon Ivy verbindet Dokumentenerkennung, intelligentes Routing, strukturierte Ablage und die anschließende Fallbearbeitung zu einem durchgängigen digitalen Posteingangsprozess.

Digitalen Posteingang im Sozialamt ansehen
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Axon Ivy für die öffentliche Verwaltung

Ein kompakter Überblick über die Plattform, ihre Funktionen und ihre Einsatzmöglichkeiten für Bund, Länder, Kommunen und öffentliche Organisationen.

Branchenübersicht herunterladen
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN

Fragen zur Prozessorchestrierung in der öffentlichen Verwaltung

Prozessorchestrierung in der öffentlichen Verwaltung ist eine steuernde Schicht, die die an einem Verwaltungsprozess beteiligten Systeme, Daten, Dokumente, Aufgaben und Zuständigkeiten zu einem durchgängigen Ablauf verbindet.

Die vorhandenen Fachverfahren bleiben bestehen, während Übergaben, Prüfungen, Freigaben und Fristen zentral koordiniert werden.

Axon Ivy übernimmt diese Orchestrierung, ohne bestehende Anwendungen abzulösen.

Ein digitaler Antrag stellt nur den Zugang zu einer Leistung online bereit.

Ein digitaler Verwaltungsprozess verbindet auch die dahinterliegenden Fachverfahren, Prüfungen, Entscheidungen und manuellen Schritte bis zum Bescheid.

Viele Behörden bieten heute digitale Formulare an, hinter denen wieder manuelle Arbeit, Medienbrüche und redundante Datenpflege beginnen.

Genau diese Lücke schließt Prozessorchestrierung.

Axon Ivy unterstützt die OZG-2.0-Umsetzung, indem es die Ende-zu-Ende-Bearbeitung nach dem Antrag orchestriert, nicht nur den Online-Zugang.

Das Onlinezugangsänderungsgesetz ist seit Juli 2024 in Kraft und begründet ab 2028 einen einklagbaren Anspruch auf digitale Verwaltungsleistungen des Bundes, verbindlich für Kommunen ebenfalls ab 2028.

Der Rückstand ist erheblich: Laut Behörden-Digimeter 2026 sind bundesweit erst rund 823 von 7.509 Leistungen digitalisiert, im aktuellen Tempo dauert die vollständige Umsetzung über 19 Jahre.

Axon Ivy setzt an der eigentlichen Engstelle an, der durchgängigen Bearbeitung inklusive Bescheidzustellung ins Postfach, und unterstützt Nachnutzung nach dem Einer-für-Alle-Prinzip.

Managed Axon Ivy ist als DVC-konformer Platform-as-a-Service der OWL-IT im Marktplatz Deutschland Digital gelistet.

Der Marktplatz ermöglicht die standardisierte und rechtssichere Beschaffung DVC-konformer Cloud-Services über Direkt- und Umklappvertragsmodelle.

Managed Axon Ivy kann über den Marktplatz Deutschland Digital ausschreibungskonform bezogen werden. Die angegebene Bereitstellungsfrist beträgt zehn Werktage.

Managed Axon Ivy im Marktplatz Deutschland Digital bestellen  →

Axon Ivy bietet öffentlichen Einrichtungen drei Betriebsmodelle: Managed Axon Ivy als Platform-as-a-Service der OWL-IT, den Betrieb in der eigenen Infrastruktur und die Axon Ivy Cloud.

Managed Axon Ivy wird in den BSI-zertifizierten Rechenzentren der OWL-IT betrieben. Beim Betrieb in der eigenen Infrastruktur verbleiben Infrastruktur, Betrieb und Zugriffe vollständig innerhalb der Umgebung der jeweiligen Organisation. Die Axon Ivy Cloud wird ausschließlich in europäischen Rechenzentren gehostet.

So können öffentliche Einrichtungen das Betriebsmodell wählen, das zu ihren Anforderungen an Kontrolle, Beschaffung und IT-Architektur passt.

Nein. Axon Ivy ist darauf ausgelegt, bestehende Fachverfahren, Bürgerportale, Dokumentenmanagement- und ERP-Systeme einzubinden, statt sie zu ersetzen. Die Integration erfolgt abhängig vom jeweiligen System über APIs, Konnektoren, Webservices und offene Schnittstellen. So bleiben bestehende IT-Investitionen nutzbar und können schrittweise ergänzt werden.

Axon Ivy verbindet Low-Code und Pro-Code in einer Plattform. Wiederkehrende Abläufe, Formulare und Oberflächen lassen sich schnell mit Low-Code umsetzen. Für komplexe Integrationen, individuelle Anforderungen und Erweiterungen steht die vollständige Entwicklungstiefe im Code zur Verfügung.

So können Fachbereiche und IT gemeinsam Prozesse schrittweise modernisieren, ohne bei anspruchsvollen Anforderungen an technische Grenzen zu stoßen.

IHR ERSTER PROZESS

Welchen Verwaltungsprozess möchten Sie durchgängig gestalten?

Gemeinsam betrachten wir einen konkreten Ablauf Ihrer Behörde: vom Eingang eines Anliegens über die beteiligten Fachverfahren bis zur abschließenden Bearbeitung.

Dabei identifizieren wir Medienbrüche, Integrationsmöglichkeiten und einen geeigneten Einstieg in die Prozessorchestrierung.