AXON IVY SMART MAILROOM · RECHNUNGSEINGANG

Rechnungseingang orchestrieren. Versteckte Kosten senken.

Rechnungen erreichen Unternehmen über E-Mail, E-Rechnung, Lieferantenportale, Shared Mailboxes, Scan und Post. Bevor die Bearbeitung beginnt, bleiben sie häufig liegen, werden manuell weitergeleitet oder verpassen Skontofristen.

Axon Ivy Smart Mailroom führt eingehende Rechnungen kanalübergreifend zusammen, klassifiziert und routet sie automatisch und stößt den richtigen nächsten Prozessschritt an.

Mit dem Kostenrechner sehen Sie, was diese First Mile Ihr Unternehmen kostet und welches Einsparpotenzial ein orchestrierter Rechnungseingang bietet.

Kosten im Rechnungseingang berechnen Mehr zum Smart Mailroom

Aus Tagen werden Sekunden

Eingehende Rechnungen können innerhalb von Sekunden den richtigen Prozess starten.

Verlorene Skonti vermeiden

Rechnungen werden schneller verarbeitet und Freigaben früher gestartet.

Shared Mailboxes unter Kontrolle

info@, support@ oder invoice@ automatisch klassifizieren und routen.

Audit Trail by Design

Jeder Eingang bleibt nachvollziehbar – vom Dokument bis zur abgeschlossenen Aktion.

Weniger manuelle Prozesskosten

Weniger Sortierung, weniger Rückfragen, weniger operative Reibung.

KI mit menschlicher Kontrolle

Automatisierung wo eindeutig. Menschen nur bei Ausnahmefällen.

Kostenrechner

Was kostet mein Rechnungseingang wirklich?

Berechnen Sie anhand Ihrer eigenen Kennzahlen, welche Kosten vor der ersten Bearbeitung entstehen und wie viel sich durch einen orchestrierten Rechnungseingang einsparen lässt.

Zeigt Ihr Ergebnis Relevantes Einsparpotenzial?

In einer 30-minütigen Analyse prüfen wir gemeinsam Ihren aktuellen Rechnungseingangsprozess und ermitteln, welche Einsparungen für Ihr Unternehmen realistisch sind.

Potenzialanalyse buchen

Die teuerste Phase beginnt oft vor der Kreditorenbuchhaltung.

Unternehmen wissen in der Regel, wann eine Rechnung im ERP erfasst, zur Freigabe weitergeleitet oder gebucht wurde. Was davor passiert, ist häufig deutlich schwerer nachzuvollziehen.

Rechnungen liegen in Shared Mailboxes, müssen manuell erkannt und zugeordnet werden oder warten auf die richtige Ansprechperson. Ausnahmen bleiben unbemerkt und die Bearbeitung beginnt später als nötig.

Genau in dieser First Mile des Rechnungseingangs entstehen Liegezeiten, verpasste Skontofristen und unnötiger manueller Aufwand.

Was häufig unsichtbar bleibt:

Liegezeiten, bevor Rechnungen in den Kreditorenprozess gelangen
Manuelle Weiterleitungen und Zuordnungen
Rechnungen in Shared Mailboxes
Unklare Zuständigkeiten
Verspätet gestartete Freigaben
Ungenutztes Skontopotenzial
Manueller Sortier- und Klassifizierungsaufwand
Fehlende Transparenz über den Bearbeitungsstatus
Ausnahmen, die manuell nachverfolgt werden müssen

Genau diese versteckten Kostentreiber macht der Rechner sichtbar.

Wie ein orchestrierter Rechnungseingang Kosten reduziert

Statt Rechnungen lediglich zu erfassen oder abzulegen, orchestriert Axon Ivy den Rechnungseingang als durchgängigen Prozess – vom Eingang einer Rechnung bis zum Start der richtigen nachgelagerten Aktion.

Mehr Skontopotenzial Nutzen: Schnellere Klassifizierung und Weiterleitung sorgen dafür, dass Rechnungen früher im richtigen Prozess ankommen. Dadurch bleibt der Kreditorenbuchhaltung mehr Zeit, verfügbare Skontofristen zu nutzen. (Quelle: Planergy AP Automation 2025)

Audit Trail by Design: Jede Rechnung kann vom Eingang bis zur abgeschlossenen Aktion nachvollziehbar dokumentiert werden. Das schafft Transparenz und unterstützt Auditierbarkeit, interne Kontrollen sowie Datenschutz- und Compliance-Anforderungen.

3,1 Tage → Stunden: Best-in-Class-AP-Teams verarbeiten Rechnungen durchschnittlich in 3,1 Tagen. (Quelle: Quadient AP Statistics 2025) Mit automatisierter Prozessorchestrierung können einzelne Schritte von der Erfassung bis zur Weiterleitung auf wenige Stunden reduziert werden.

€ 2–3 statt € 8–17 pro Beleg: Automatisierte Rechnungsverarbeitung kostet 72 % weniger als manuelle Bearbeitung. (Quelle: Phacet Labs Finance Automation 2026)

Warum setzen führende Unternehmen auf Axon Ivy?

Wir sind nicht nur Plattformanbieter. Wir begleiten Projekte vom Mittelstand bis zum Konzern – von der Prozessanalyse bis zur Umsetzung.

Potenzialanalyse

Was wäre, wenn Ihr Rechnungseingang ein Prozess wäre – kein Stapel?

Axon Ivy Smart Mailroom orchestriert den gesamten Rechnungseingang – von der ersten eingehenden Rechnung bis zur richtigen nachgelagerten Aktion. Physisch und digital. Mit KI, wo Klassifizierung und Zuordnung eindeutig sind. Mit menschlicher Kontrolle, wo sie benötigt wird.

In 30 Minuten analysieren wir gemeinsam:

Wo Liegezeiten entstehen
Welche Kosten verborgen bleiben
Welche Prozesse automatisiert gestartet werden können
Wie bestehende ERP-, DMS- und Kreditorensysteme eingebunden werden können
Wo Skontopotenzial verloren geht
Wie viel Sie durch einen optimierten Rechnungseingang einsparen könnten

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FAQ: Smart Mailroom für den Rechnungseingang

Häufige Fragen von Finance- und Operations-Verantwortlichen

Wann Lohnt Sich Smart Mailroom Für Den Rechnungseingang?

Smart Mailroom ist besonders dann interessant, wenn Rechnungen heute noch manuell weitergeleitet werden, mehrere Shared Mailboxes oder Kreditorenpostfächer betrieben werden oder Rechnungen mehrere Tage liegen bleiben, bevor die Bearbeitung beginnt.

Je höher das Rechnungsvolumen und je mehr manuelle Klassifizierungs-, Zuordnungs- und Abstimmungsschritte erforderlich sind, desto größer ist in der Regel das messbare Einsparpotenzial.

Ist Das Nicht Einfach Eine Weitere OCR- Oder Invoice-Capture-Lösung?

Nein.

OCR- und Invoice-Capture-Lösungen digitalisieren Rechnungen und extrahieren Informationen. Damit ist jedoch noch nicht entschieden, was anschließend passieren soll.

Wer muss handeln? Welcher Prozess muss gestartet werden? Ist eine Freigabe, Klärung oder Ausnahmebehandlung erforderlich? Welches System benötigt die Informationen?

Axon Ivy verbindet Erfassung, Klassifizierung, Routing, Entscheidungen und nachgelagerte Aktionen in einem durchgängigen Prozess.

Ziel ist nicht nur, eine Rechnung zu digitalisieren, sondern automatisch den richtigen Kreditorenprozess zu starten und zu orchestrieren.

Wir Haben Bereits Ein ERP-, DMS- Oder Kreditorensystem. Warum Brauchen Wir Zusätzlich Smart Mailroom?

Bestehende Systeme funktionieren häufig sehr gut, sobald eine Rechnung im richtigen Prozess angekommen ist.

Die Herausforderung beginnt jedoch oft früher.

Rechnungen erreichen das Unternehmen über unterschiedliche Kanäle, liegen in Shared Mailboxes, müssen klassifiziert oder dem richtigen Lieferanten, Geschäftsbereich, Freigeber oder Prozess zugeordnet werden.

Axon Ivy orchestriert genau diese First Mile und verbindet eingehende Rechnungen mit bestehenden Systemen und Kreditorenprozessen.

Was Passiert Mit Shared Mailboxes Wie invoice@ Oder kreditoren@?

Shared Mailboxes in der Kreditorenbuchhaltung gehören häufig zu den Ursachen für Verzögerungen und manuellen Aufwand.

Axon Ivy klassifiziert eingehende Rechnungen und zugehörige Korrespondenz, ermittelt den richtigen nächsten Prozessschritt und leitet den Vorgang direkt an den zuständigen Prozess oder Mitarbeitenden weiter.

Dadurch reduzieren sich Liegezeiten, manuelle Weiterleitungen und unklare Zuständigkeiten.

Über Welche Kanäle Können Rechnungen Eingehen?

Rechnungen können über unterschiedliche physische und digitale Kanäle eingehen, beispielsweise über:

E-Mail und Shared Mailboxes
E-Rechnung
Lieferantenportale
PDF-Dokumente
Scans
Physische Post
Dokumentenmanagement-Systeme
Angebundene Fachanwendungen

Unabhängig vom Eingangskanal können sie in einem gemeinsamen Orchestrierungsprozess verarbeitet und an den richtigen Kreditorenprozess übergeben werden.

Was Passiert, Wenn Die KI Eine Rechnung Nicht Eindeutig Klassifizieren Oder Zuordnen Kann?

Dann greift der Human-in-the-Loop-Ansatz.

Die KI automatisiert Fälle dort, wo Klassifizierung oder Routing mit ausreichender Sicherheit möglich sind.

Bei Unsicherheiten wird ein Mailroom-Administrator, ein Mitarbeitender aus der Kreditorenbuchhaltung oder ein anderer Fachexperte eingebunden. Die Entscheidung wird dokumentiert und der Prozess kontrolliert fortgesetzt.

Keine Blackbox. Keine unkontrollierten automatischen Entscheidungen. Klare Verantwortung.

Wie Werden Compliance, Datenschutz Und Auditierbarkeit Sichergestellt?

Jeder Vorgang kann vom Eingang einer Rechnung bis zur abgeschlossenen Aktion nachvollziehbar dokumentiert werden.

Der Audit Trail beginnt bereits beim Eingang und bleibt über den gesamten Prozess erhalten. Dadurch wird transparent, wie eine Rechnung klassifiziert, weitergeleitet, geprüft und verarbeitet wurde.

Für besonders sensible Dokumente kann die Inhaltsanalyse abhängig vom Anwendungsfall eingeschränkt oder deaktiviert werden. In diesen Fällen kann die Verarbeitung auf verfügbare Metadaten beschränkt werden.

Lässt Sich Smart Mailroom In Bestehende ERP- Und Finance-Systeme Integrieren?

Ja.

Axon Ivy ist systemoffen und lässt sich flexibel in bestehende IT-Umgebungen integrieren.

ERP-, DMS-, Kreditoren-, Procurement- und weitere Fachsysteme können bestehen bleiben und in durchgängige Prozesse eingebunden werden.

Smart Mailroom bildet dabei die Orchestrierungsschicht zwischen eingehenden Informationen und den Systemen oder Personen, die den nächsten Schritt übernehmen.

Können Rechnungen Automatisch In Bestehende Kreditorenprozesse Übergeben Werden?

Ja.

Erkannte Rechnungen können klassifiziert, relevante Informationen extrahiert und mit vorhandenen Lieferanten-, Bestell- oder Geschäftsdaten kombiniert werden.

Anschließend kann die Rechnung direkt an den passenden Kreditorenprozess übergeben werden.

Freigabe-, Klärungs- und Ausnahmeprozesse können automatisch gestartet, Zuständigkeiten anhand von Geschäftsregeln ermittelt und verfügbare Skontofristen besser genutzt werden.

Kann Smart Mailroom Über Den Rechnungseingang Hinaus Genutzt Werden?

Ja.

Der Rechnungseingang ist häufig ein guter Einstieg, weil das Volumen hoch ist und sich die wirtschaftlichen Auswirkungen von Liegezeiten und manueller Arbeit vergleichsweise einfach messen lassen.

Derselbe Orchestrierungsansatz kann anschließend auf weitere dokumentenbasierte Prozesse im Unternehmen übertragen werden.

Mehr über Axon Ivy Smart Mailroom erfahren →