Besonders dann, wenn Rechnungen, Dokumente oder E-Mails heute manuell weitergeleitet werden, mehrere Shared Mailboxes betrieben werden oder Liegezeiten von mehreren Tagen entstehen.

Je höher das Eingangsvolumen und je mehr manuelle Prozessschritte vorhanden sind, desto größer ist in der Regel das wirtschaftliche Potenzial.

Nein.

Scanner und OCR digitalisieren Dokumente. Sie entscheiden jedoch nicht, was anschließend passiert.

Axon Ivy verbindet Erfassung, Klassifikation, Entscheidung und Folgehandlung zu einem durchgängigen Prozess.

Das Ziel ist nicht die Digitalisierung eines Dokuments, sondern die automatische Auslösung des richtigen Geschäftsprozesses.

Ein DMS oder ECM speichert Dokumente zuverlässig.

Die eigentliche Herausforderung beginnt jedoch danach:

Wer muss handeln? Wann? In welchem Prozess? Mit welcher Priorität?

Axon Ivy ergänzt bestehende Dokumentenmanagement-Systeme um die Prozesslogik und sorgt dafür, dass Eingangspost automatisch im richtigen Geschäftsprozess landet.

Shared Mailboxes gehören zu den häufigsten Ursachen für Verzögerungen im Posteingang.

Axon Ivy überwacht diese Postfächer kontinuierlich, klassifiziert eingehende Inhalte automatisch und leitet sie direkt an den zuständigen Prozess oder Mitarbeiter weiter.

Dadurch werden Liegezeiten, manuelle Weiterleitungen und unklare Verantwortlichkeiten reduziert.

Ja.

Physische Post und digitale Eingangskanäle werden in einer gemeinsamen Pipeline verarbeitet.

Nach dem Scannen durchläuft ein Brief denselben Prozess wie eine E-Mail oder ein PDF-Dokument.

Dadurch entsteht eine zentrale Sicht auf sämtliche Eingangspost.

Dann greift der Human-in-the-Loop-Ansatz.

Die KI entscheidet nur dort, wo eine eindeutige Zuordnung möglich ist.

Bei Unsicherheiten wird ein Mailroom-Admin oder Fachmitarbeiter eingebunden. Die Entscheidung wird dokumentiert und der Prozess läuft kontrolliert weiter.

Keine Blackbox. Keine automatischen Fehlentscheidungen. Klare Verantwortung.

Jeder Vorgang wird vom Eingang bis zur abgeschlossenen Aktion lückenlos dokumentiert.

Der Audit Trail beginnt bereits beim Eingang eines Dokuments und bleibt über den gesamten Prozess erhalten.

Für besonders sensible Dokumente kann die Inhaltsanalyse deaktiviert werden. In diesen Fällen werden ausschließlich Umschlag- oder Metadaten verarbeitet.

Ja.

Axon Ivy ist systemoffen und lässt sich flexibel in bestehende IT-Umgebungen integrieren.

Bereits eingesetzte Kommunikationskanäle, Dokumentenmanagement-, ERP-, CRM- und Fachsysteme sowie weitere Anwendungen können angebunden und in durchgängige Prozesse eingebunden werden.

Ja.

Erkannte Rechnungen werden klassifiziert, relevante Informationen extrahiert und direkt an den nachgelagerten Kreditorenprozess übergeben.

Freigabeprozesse können automatisch gestartet, Zuständigkeiten ermittelt und Skontofristen besser eingehalten werden.

Nein.

Finance ist häufig der erste Anwendungsfall, weil dort die wirtschaftlichen Effekte besonders schnell sichtbar werden.

Die gleiche Plattform kann anschließend auch für Customer Support, Vertragsmanagement, Legal Review, Reklamationen oder weitere dokumentenbasierte Prozesse genutzt werden.

Aus einem Mailroom-Use-Case wird eine Plattform für dokumentenbasierte Prozessautomatisierung.