Axon Ivy Anwendungsfall · Öffentliche Verwaltung

Digitaler Telearbeits-Antrag: Nachvollziehbar, medienbruchfrei und rechtskonform

Weniger Verwaltungsaufwand. Schnellere Genehmigungen. Ohne Formular-Pingpong.
Reduzieren Sie Durchlaufzeiten, schaffen Sie Transparenz für Beschäftigte und Führungskräfte und verbinden Sie Personalstelle, Arbeitsschutz, IT und Personalvertretung in einem durchgängigen digitalen Verfahren.

Potenziale für Ihre Verwaltung entdecken

Orchestrierter digitaler Telearbeits-Antrag: Beschäftigte:r, Führungskraft, Personalstelle, Arbeitsschutz und Personalvertretung sind medienbruchfrei verbunden.

Durchgängig

Ein Ablauf statt Laufmappe über alle beteiligten Stellen

Einmal erfassen

Stammdaten und Arbeitsplatzangaben ohne Doppeleingabe

Nachvollziehbar geprüft

Arbeitsschutz und Mitbestimmung im Blick

Die Ausgangslage

Wo es heute hakt.

Der Telearbeits-Antrag berührt mehrere Stellen: die Führungskraft, die Personalstelle, die Personalvertretung, die IT und den Arbeitsschutz. Ohne durchgängigen Ablauf entstehen Medienbrüche, Doppelarbeit und unklare Zuständigkeiten.

Antrag auf dem Papier-Dienstweg

Der Antrag wandert als Formular oder E-Mail zwischen Beschäftigten, Führungskraft und Personalstelle. Der Bearbeitungsstand ist für keine Seite durchgängig sichtbar.

Doppelerfassung von Daten

Stammdaten, Arbeitsplatz und Telearbeitstage werden mehrfach eingegeben. Jede erneute Erfassung erzeugt Tippfehler und Abweichungen zur Personalakte.

Arbeitsschutz gerät aus dem Blick

Bei einem Telearbeitsplatz ist eine Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG i.V.m. der Arbeitsstättenverordnung erforderlich; bei mobilem Arbeiten ist die Arbeitsstättenverordnung nicht anwendbar. Häufig wird der Arbeitsschutz separat und unverbunden bearbeitet und verzögert die Genehmigung.

Mitbestimmung unklar dokumentiert

Die Beteiligung der Personalvertretung erfolgt formlos. Fristen und Beteiligungsschritte sind im Nachhinein schwer nachvollziehbar.

Die Lösung mit Axon Ivy

Ein Verfahren, das verbindet statt ersetzt.

Axon Ivy orchestriert den Telearbeits-Antrag durchgängig: Beschäftigte stellen ihren Antrag einmal digital, die Angaben fließen ohne erneute Erfassung an Führungskraft, Personalstelle und Personalvertretung. Bestehende Systeme wie das Personalverwaltungsverfahren und das DMS bleiben führend.

Beschäftigten-Strecke

Anmeldung mit dem internen Konto. Sichere Identifizierung über das vorhandene Verzeichnis, ein Zugang.

Antrag einmal digital ausfüllen. Gewünschte Form (Telearbeit oder mobiles Arbeiten), Telearbeitstage, Arbeitsort und Umfang strukturiert erfassen.

Angaben zum häuslichen Arbeitsplatz machen. Selbstauskunft als Grundlage der Gefährdungsbeurteilung bei Telearbeitsplätzen, direkt im Antrag.

IT-Bedarf angeben. Benötigte Ausstattung und Zugänge auswählen, an die IT weitergeleitet.

Eingangsbestätigung umgehend. Mit Vorgangsnummer und transparentem Bearbeitungsstand im persönlichen Postfach.

Genehmigung und Vereinbarung. Genehmigung und Vereinbarung entsprechend Ihrer Dienstvereinbarung, nachvollziehbar bis zur Bestätigung.

Genehmigungs-Strecke

Eingang bei der Führungskraft. Datenübernahme aus dem Antrag, fachliche Stellungnahme und Votum.

Prüfung durch die Personalstelle. Abgleich mit der Dienstvereinbarung und den Voraussetzungen, automatische Vollständigkeitsprüfung.

Arbeitsschutz prüft den Arbeitsplatz. Bei Telearbeitsplätzen prüft der Arbeitsschutz die Selbstauskunft als Grundlage der Gefährdungsbeurteilung und ergänzt erforderliche Maßnahmen.

Beteiligung der Personalvertretung. Mitbestimmung mit den gesetzlich bzw. in der Dienstvereinbarung vorgesehenen Fristen; jeder Beteiligungsschritt wird dokumentiert.

Fristüberwachung und Eskalation. Läuft eine Frist ab, geht der Vorgang an die zuständige Stelle.

Genehmigung und Aktenanlage. Befristung und Widerrufsvorbehalt entsprechend Ihrer Dienstvereinbarung; Ergebnis nachvollziehbar im DMS abgelegt, revisionssicher entsprechend den Vorgaben Ihres DMS.

Highlights

Vorteile je Rolle.

Beschäftigte:r

Einmal digital statt mehrfach auf Papier
Eingangsbestätigung umgehend
Transparenter Bearbeitungsstand bis zur Entscheidung

Führungskraft und Personalstelle

Angaben aus dem Antrag übernommen, weniger Tippen
Abgleich mit der Dienstvereinbarung unterstützt
Klare Aufgabenlisten statt E-Mail-Stapel

IT-Stelle

Bestandssysteme bleiben führend
Offene Schnittstellen (REST, LDAP / Active Directory, SOAP, ggf. Personalverwaltungs-Schnittstelle)
Betrieb im eigenen oder kommunalen Rechenzentrum möglich

Sicher und rechtskonform

Verbindet Ihre Personalverfahren, statt sie zu ersetzen.

Datenschutz und Betrieb

Angaben zum Beschäftigungsverhältnis und zum häuslichen Arbeitsplatz sind personenbezogene Daten und unterliegen der DSGVO sowie den Vorschriften zum Beschäftigtendatenschutz. Das Verfahren unterstützt einen DSGVO-konformen Betrieb, bildet die Schritte der Dienstvereinbarung ab und legt Vorgänge nachvollziehbar im DMS ab, sofern dieses eine revisionssichere Ablage unterstützt.

Arbeitsschutz und Mitbestimmung

Bei Telearbeitsplätzen folgt die Gefährdungsbeurteilung § 5 ArbSchG i.V.m. der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV); bei mobilem Arbeiten und Homeoffice ist die ArbStättV nicht anwendbar, die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG bleibt jedoch erforderlich. Die Beteiligung der Personalvertretung richtet sich nach dem einschlägigen Personalvertretungsrecht.

DSGVOBeschäftigtendatenschutzArbeitsschutzgesetzArbeitsstättenverordnungMitbestimmung / PersonalvertretungsrechtDienstvereinbarungBSI-GrundschutzBITV 2.0BPMN 2.0

Häufige Fragen zum digitalen Telearbeits-Antrag

Was Sie zum Verfahren wissen sollten.

Die wichtigsten Antworten zu Abgrenzung, Arbeitsschutz, Fristen, Mitbestimmung, Integration und Barrierefreiheit.

Ersetzt das Verfahren unser bestehendes Personalverwaltungsverfahren?

Nein. Axon Ivy orchestriert den Ablauf und verbindet die vorhandenen Verfahren über Schnittstellen. Personalverwaltungsverfahren und DMS bleiben führend.

Worin unterscheiden sich Telearbeit und mobiles Arbeiten / Homeoffice im Verfahren?

Telearbeitsplätze sind nach § 2 Abs. 7 ArbStättV vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die Arbeitszeit und Dauer vereinbart sind; für sie gilt die Arbeitsstättenverordnung. Beim mobilen Arbeiten und Homeoffice ist die Arbeitsstättenverordnung nicht anwendbar, die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG bleibt jedoch erforderlich. Das Verfahren erfasst die gewählte Form und steuert die jeweils erforderlichen Schritte: Bei Telearbeitsplätzen ist die Selbstauskunft der Beschäftigten Teil des Antrags und dient als Grundlage der Gefährdungsbeurteilung, die in der Verantwortung des Arbeitgebers bleibt; der Arbeitsschutz prüft sie als eigenen Schritt und ergänzt erforderliche Maßnahmen, bevor die Genehmigung erfolgt.

Was passiert, wenn Angaben fehlen oder eine Frist abläuft?

Das Verfahren prüft die Pflichtangaben auf Vollständigkeit und fordert Fehlendes mit gesetzter Frist nach. Läuft eine Frist ab oder ist eine fachliche Bewertung notwendig, geht der Vorgang nachvollziehbar an die zuständige Stelle.

Wie wird die Personalvertretung beteiligt?

Die Beteiligung erfolgt als eigener Schritt; die gesetzlichen bzw. in der Dienstvereinbarung vereinbarten Fristen werden im Verfahren hinterlegt und überwacht; jeder Beteiligungsschritt wird dokumentiert. Die mitbestimmungspflichtigen Tatbestände richten sich nach dem anwendbaren Personalvertretungsrecht.

Was passiert bei Befristung oder Widerruf?

Sofern Ihre Dienstvereinbarung eine Befristung und einen Widerrufsvorbehalt vorsieht, bildet das Verfahren beides ab: Es überwacht das Ende der Befristung und stößt Verlängerung oder Widerruf nachvollziehbar an.

Welche Verfahren und Systeme lassen sich anbinden?

Angebunden werden können unter anderem Personalverwaltungsverfahren, Verzeichnisdienste für die Anmeldung, DMS, Ticket- bzw. IT-Service-Management-Systeme und interne Postfächer. Die Integration erfolgt über vorhandene Schnittstellen und Standards wie REST, SOAP oder LDAP / Active Directory. Angaben aus dem Antrag werden übernommen, ohne sie erneut zu erfassen. Der Betrieb ist abhängig von der gewählten Axon-Ivy-Architektur in der Cloud, On-Premises oder in einer hybriden Umgebung möglich.

Wie berücksichtigt die Lösung unsere Dienstvereinbarung und lokale Regelungen?

Prüfschritte, Genehmigungsstufen, Fristen, Beteiligungsschritte und Zuständigkeiten werden konfigurierbar abgebildet. So lässt sich der Ablauf an Ihre Dienstvereinbarung und an das einschlägige Personalvertretungsrecht anpassen.

Kann der Telearbeits-Antrag barrierefrei umgesetzt werden?

Ja. Die Antragsstrecke kann nach den Anforderungen der BITV 2.0 bzw. der entsprechenden landesrechtlichen Barrierefreiheitsvorgaben und den Designvorgaben Ihrer Verwaltung umgesetzt werden. Die tatsächliche Konformität wird im jeweiligen Projekt durch Gestaltung, Implementierung und Tests sichergestellt.

Nächster Schritt

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen

Weniger Verwaltungsaufwand. Kürzere Durchlaufzeiten. Mehr Transparenz.
Erfahren Sie, wie Ihre Verwaltung den Telearbeits-Antrag digitalisieren und Personalstelle, Arbeitsschutz, IT und Personalvertretung in einem durchgängigen Verfahren verbinden kann.

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