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Axon Ivy Anwendungsfall · Interne Verwaltung

Digitales Vorschlagswesen: Von der Idee bis zur Umsetzung

Mehr Beteiligung. Mehr umgesetzte Ideen.
Damit gute Ideen nicht im Postfach oder in Excel-Listen hängen bleiben, verbindet Axon Ivy Einreichung, Bewertung und Umsetzung in einem durchgängigen Prozess. So entstehen schnellere Entscheidungen, mehr Transparenz und mehr umgesetzte Ideen.

Potenziale für Ihre Organisation entdecken
Orchestriertes betriebliches Vorschlagswesen: einreichende Beschäftigte, Ideenmanagement, Fachprüfung, Bewertungskommission und Umsetzung sind medienbruchfrei verbunden. #}
Durchgängig
Ein Verfahren von der Idee bis zur Umsetzung statt verstreuter E-Mails
Immer im Bild
Transparenter Status für Einreichende und Bewertende
Nachvollziehbar bewertet
Fachprüfung, Entscheidung und Prämie dokumentiert
Die Ausgangslage

Wo es heute hakt.

Das Vorschlagswesen berührt mehrere Beteiligte: einreichende Beschäftigte, das Ideenmanagement, die Fachprüfung und die Bewertungskommission. Ohne durchgängiges Verfahren entstehen lange Liegezeiten, fehlende Rückmeldungen und ein intransparenter Bearbeitungsstand.

Ideen versanden ohne Rückmeldung

Vorschläge gehen per E-Mail oder Formular ein und bleiben liegen. Einreichende erfahren nicht, ob und wie ihr Vorschlag bearbeitet wird.

Bewertung ohne klaren Ablauf

Die fachliche Prüfung wandert formlos zwischen Gutachter:innen und Kommission. Wer wann zu entscheiden hat, ist nicht eindeutig geregelt.

Prämie und Anerkennung intransparent

Berechnung und Freigabe der Prämie sind schwer nachvollziehbar. Entscheidungen lassen sich im Nachhinein kaum belegen.

Umsetzung gerät aus dem Blick

Angenommene Vorschläge werden nicht weiterverfolgt. Der erwartete Nutzen aus dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess bleibt unbestätigt.

Die Lösung mit Axon Ivy

Ein Verfahren, das verbindet statt ersetzt.

Axon Ivy orchestriert das Vorschlagswesen durchgängig: Beschäftigte reichen ihre Idee einmal digital ein, das Ideenmanagement steuert die Bewertung über klare Aufgaben, und der Status bleibt für alle Beteiligten sichtbar. Bestehende Systeme - vom Personalverzeichnis bis zum Dokumentenmanagement - bleiben führend.

Einreichenden-Strecke

Anmeldung über den internen Verzeichnisdienst. Sichere Identifizierung über das bestehende Verzeichnis, ein Zugang.
Vorschlag einmal digital erfassen. Idee, betroffener Bereich und erwarteter Nutzen strukturiert beschreiben.
Unterlagen anhängen. Skizzen, Berechnungen oder Belege direkt zum Vorschlag hochladen.
Eingangsbestätigung sofort. Mit Vorgangsnummer und sichtbarem Bearbeitungsstand.
Rückmeldung und Anerkennung. Transparente Entscheidung, bei Annahme mit Prämie oder Anerkennung.

Bewertungs-Strecke

Eingang im Ideenmanagement. Vorschlag wird registriert, geprüft und der zuständigen Fachprüfung zugewiesen.
Fachliche Bewertung. Gutachter:innen bewerten Machbarkeit, Aufwand und erwarteten Nutzen strukturiert.
Entscheidung der Kommission. Die Bewertungskommission entscheidet über Annahme, Ablehnung oder Rückfrage.
Prämie und Freigabe. Bei Annahme wird die Prämie nach den geltenden Regelungen ermittelt und freigegeben.
Umsetzung und Wirkungskontrolle. Umsetzungsauftrag an die Führungskraft, der Fortschritt wird nachgehalten.
Revisionssichere Ablage. Vorgang und Entscheidung werden nachvollziehbar im Dokumentenmanagement abgelegt.
Highlights

Vorteile je Rolle.

Einreichende Beschäftigte

  • Idee einmal digital statt formlos per E-Mail
  • Eingangsbestätigung binnen Minuten
  • Transparenter Status bis zur Entscheidung

Ideenmanagement und Fachprüfung

  • Klare Aufgabenlisten statt E-Mail-Stapel
  • Strukturierte Bewertung mit nachvollziehbaren Kriterien
  • Fristen und Eskalation automatisch im Blick

IT und Personalvertretung

  • Bestandssysteme bleiben führend, verbinden statt ersetzen
  • Offene Schnittstellen (REST, ggf. Anbindung an Verzeichnisdienst/AD und Dokumentenmanagement)
  • Mitbestimmungsrelevante Schritte nachvollziehbar dokumentiert
Sicher und rechtskonform

Verbindet Ihre Verfahren, statt sie zu ersetzen.

Datenschutz und Betrieb

Vorschläge und Bewertungen enthalten personenbezogene Beschäftigtendaten und unterliegen der DSGVO sowie dem jeweils einschlägigen nationalen Datenschutzrecht - je nach Träger dem Bundesdatenschutzgesetz oder dem Landesdatenschutzgesetz. Das Verfahren unterstützt einen DSGVO-konformen Betrieb, bildet die vereinbarten Bewertungs- und Prämienregelungen ab und legt Entscheidungen revisionssicher im Dokumentenmanagement ab.

Mitbestimmung und Rechtsrahmen

Das betriebliche Vorschlagswesen ist im öffentlichen Dienst regelmäßig mitbestimmungspflichtig - je nach Träger nach dem BPersVG bzw. dem jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetz, bei privatrechtlich organisierten Einrichtungen nach dem Betriebsverfassungsgesetz. Die konkreten Beteiligungstatbestände und die Prämienregelung ergeben sich aus Ihrer Dienst- bzw. Betriebsvereinbarung; die dort vereinbarten Beteiligungsschritte werden im Verfahren abgebildet und nachvollziehbar dokumentiert. Die Mitbestimmung selbst führt die Dienststelle mit der zuständigen Personalvertretung durch.

DSGVOBDSG / LandesdatenschutzgesetzBPersVG / LandespersonalvertretungsrechtBSI-GrundschutzBPMN 2.0BITV 2.0
Häufige Fragen zum digitalen Vorschlagswesen

Was Sie zum Verfahren wissen sollten.

Die wichtigsten Antworten zu Integration, Datenschutz, fachlicher Bewertung und Prämie, Fristen, Betrieb und Barrierefreiheit.

Ersetzt das Verfahren unsere bestehenden Fachverfahren für Personal und Dokumentenmanagement?
Nein. Axon Ivy orchestriert den Ablauf und verbindet die vorhandenen Systeme über Schnittstellen. Verzeichnisdienst, Fachverfahren und Dokumentenmanagement bleiben führend.
Welche Systeme lassen sich an das Vorschlagswesen anbinden?
Angebunden werden können unter anderem Verzeichnisdienste bzw. Active Directory, Personal- und Organisationsverzeichnisse, Dokumentenmanagementsysteme, Intranet-Portale sowie Aufgaben- und Ticketsysteme für die Umsetzung. Die Integration erfolgt über vorhandene APIs und Standards wie REST. Sofern die rechtlichen und technischen Voraussetzungen vorliegen, können Angaben wie Organisationseinheit und Zuständigkeit aus dem Verzeichnisdienst übernommen und das Formular damit vorbelegt werden. Welche Felder vorbelegt werden, richtet sich nach Ihrer Dienstvereinbarung.
Wie wird der Datenschutz der Beschäftigten gewahrt?
Vorschläge und Bewertungen werden als personenbezogene Beschäftigtendaten nach DSGVO und dem einschlägigen Bundes- bzw. Landesdatenschutzrecht behandelt. Zugriffe sind rollenbasiert geregelt, die Ablage erfolgt revisionssicher im Dokumentenmanagement.
Wie läuft die fachliche Bewertung ab und wer entscheidet?
Das Ideenmanagement registriert den Vorschlag und weist ihn der zuständigen Fachprüfung zu. Gutachter:innen bewerten Machbarkeit, Aufwand und erwarteten Nutzen anhand der bei Ihnen vereinbarten Kriterien, die Bewertungskommission entscheidet anschließend über Annahme, Ablehnung oder Rückfrage. Jeder Schritt ist mit Zuständigkeit, Datum und Begründung dokumentiert.
Wie wird die Prämie ermittelt und freigegeben?
Die Höhe richtet sich nach Ihrer geltenden Prämien- oder Dienstvereinbarung; Axon Ivy gibt keine eigenen Sätze vor. Grundlage ist die strukturierte fachliche Bewertung, die Freigabe erfolgt durch die zuständige Stelle und wird nachvollziehbar dokumentiert.
Was passiert, wenn Angaben fehlen oder Fristen überschritten werden?
Das Verfahren fordert fehlende Informationen automatisch mit einer definierten Frist nach. Bleibt eine Bewertung oder Rückmeldung aus, wird der Vorgang nach den vereinbarten Regeln angemahnt oder eskaliert und bei Bedarf an das Ideenmanagement zurückgegeben. Welche Fristen, Erinnerungen und Eskalationsstufen gelten, wird in der Dienstvereinbarung mit der Personalvertretung festgelegt; eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle der Beteiligten ist nicht Zweck des Verfahrens.
Wo kann das Vorschlagswesen betrieben werden?
Der Betrieb ist abhängig von der gewählten Axon-Ivy-Architektur in der Cloud, On-Premises oder in einer hybriden Umgebung möglich. Damit lässt sich die Lösung auch in bestehende Betriebs- und Sicherheitskonzepte Ihres Hauses integrieren.
Kann das Verfahren barrierefrei umgesetzt werden?
Ja. Einreichungsformular und Aufgabenlisten können nach den Anforderungen der BITV 2.0 und Ihren Designvorgaben umgesetzt werden. Die tatsächliche Konformität wird im jeweiligen Projekt durch Gestaltung, Implementierung und Tests sichergestellt.
Nächster Schritt

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen

Mehr Beteiligung. Schnellere Entscheidungen. Mehr Wirkung.
Erfahren Sie, wie Sie Ihr Vorschlagswesen digitalisieren und Einreichung, Bewertung und Umsetzung in einem durchgängigen Verfahren verbinden können.

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