DPA, Digital Business Platform, UX-Design, Automatisierung, RPA, Low Code – Sie verstehen nur Bahnhof? Technologien und Plattformen für Prozessautomatisierung sind im Zuge der digitalen Transformation in aller Munde. Aber wer nicht gerade zum IT-Fachpersonal gehört, der mag sich verständlicherweise fragen, was denn eigentlich genau hinter all den Begrifflichkeiten oder Abkürzungen steckt.
Digital Process Automation Platform
Eine Digital Process Automation (DPA) Platform ist die Weiterführung der bereits etablierten und bekannten Business Process Management (BPM) Suiten und funktioniert ähnlich wie ein Werkzeugkasten: Sie bietet alle benötigten Technologien, um die Digitalisierung eines Unternehmens umzusetzen, indem Geschäftsprozesse durchgehend automatisiert werden.
Die Rolle der Plattform bei der Automatisierung
Will ein Mensch etwas greifen, läuft dieser Bewegungsablauf ohne bewusste Steuerung ab – die Finger schließen sich instinktiv und unbewusst um den entsprechenden Gegenstand. Im Zuge der Automatisierung sieht das bei Geschäftsprozessen ähnlich aus. Eine Prozessautomatisierungsplattform kann die Verwaltung von Aufgaben und Vorgängen ohne Steuerung von außen übernehmen. Sie informiert beispielsweise selbstständig ohne das Zutun eines Mitarbeitenden per Mail über die nächsten anstehenden Aufgaben und aktualisiert deren Status fortlaufend. Dies reduziert die Fehleranfälligkeit im Prozessverlauf und erhöht die Effizienz.
Die Wahl der richtigen Plattform
Bei der Wahl der richtigen Plattform gilt es, zwei Punkte zu beachten: Zum einen das User Experience Design und zum anderen eine offene Plattformarchitektur.
Das User Experience Design (UX-Design) ist die Stellschraube für Charakter und Aussehen einer Automatisierungsplattform. Der Begriff umfasst die Gestaltung aller Facetten der Anwenderinteraktion mit der Plattform. Je nutzerfreundlicher und besser das UX-Design, desto intuitiver lässt sie sich bedienen und desto weniger Schulung ist vorab notwendig.
Die Architektur setzt den Maßstab dafür, wie gut sich eine Plattform in bestehende Systeme integrieren und mit ihnen verknüpfen lässt. Ist von einer offenen Architektur die Rede, dann lassen sich Drittsysteme einfach per Konnektoren, also Schnittstellen, mit der Plattform verbinden. Die Prozesspalette kann dabei jederzeit erweitert und neue Konnektoren beliebig erstellt werden. Das erleichtert die Einführung maßgeblich, da die bisherige Softwarelandschaft nicht verändert werden muss und die neue Plattform eine Art zentrale Drehscheibe bildet, auf der alle Daten aus den verschiedenen Systemen zusammenlaufen.
“Unter dem Dach der Prozessautomatisierungsplattform können die unterschiedlichen Methoden und Technologien optimal kombiniert, koordiniert und verbunden werden.”
Andreas Balsiger
Head of Product Management, Axon Ivy AG
Die gängigsten Werkzeuge einer Plattform
Zu den gängigsten Werkzeugen einer Plattform gehören Robotic Process Automation (RPA), Business Rules und Low Code. Diese können über die Plattform zur Verfügung gestellt und je nach Bedarf eingesetzt werden.
Bei RPA handelt es sich um Softwareroboter, die einfache, repetitive Aufgaben anstelle eines Mitarbeitenden übernehmen können. Die Technologie wird beispielsweise für die Datenübertragung oder den Versand von Empfangsbestätigungen eingesetzt. Beschäftigte werden dadurch von zeitfressenden, sich wiederholenden Tätigkeiten befreit und können sich auf das Lösen von schwierigeren Aufgaben und Sonderfällen konzentrieren.
Bei komplexeren Prozessen ist das Hinterlegen einer Business Rule Engine sinnvoll. Sie verwaltet, pflegt und führt vordefinierte Geschäftsregeln aus und ist dabei von der übrigen Prozesslogik entkoppelt. So können Vorgaben an einer zentralen Stelle gespeichert und jederzeit für neue Anforderungen zur Verfügung gestellt werden. Die Automatisierungsplattform kontrolliert auf Basis der Business Rule Engine die Einhaltung der Regeln und meldet Verstöße.
Verfügt eine Plattform über Low-Code-Unterstützung, stellt sie damit eine Alternative zum klassischen Programmieren zur Verfügung. Anstelle von Codes können grafische Modellierungsmethoden und visuelles Applikationsdesign verwendet werden. Fachabteilungen ist es dadurch möglich, Anwendungen ohne Hilfe der IT-Abteilung zu erstellen und Anpassungen an Prozessen vorzunehmen. Die IT wird dadurch entlastet und kann sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren.
Am Ende entsteht eine Gesamtlösung
Unter dem Dach der Prozessautomatisierungsplattform können die unterschiedlichen Methoden und Technologien – neben RPA, Business Rule Engine und Low Code auch beispielsweise künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen, Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), Process Mining und Analytics – optimal kombiniert, koordiniert und verbunden werden. So können dediziert individuelle Anforderungen erfüllt werden. Die Plattform schafft eine Gesamtlösung, die Prozesse von Anfang bis Ende abdeckt.
