Geteilte Postfächer
Jede E-Mail aus info@, invoice@ oder projekt@ muss einzeln manuell gesichtet, inhaltlich verstanden und zugeordnet werden.
AXON IVY SMART MAILROOM · DIGITALE POSTSTELLE
Eingangspost richtig verteilen. Prozesse direkt starten.
Ein Smart Mailroom ist eine digitale Poststelle, die eingescannte Briefpost, E-Mails mit und ohne Anhang sowie Dokumente aus bestehenden Systemen zentral erfasst. Inhalt und Kontext werden erkannt und die Korrespondenz an die zuständige Person oder Rolle verteilt oder direkt in den passenden Geschäftsprozess überführt.
Mit Axon Ivy Smart Mailroom können Unternehmen ihre Poststelle digitalisieren, den Posteingang automatisieren und die gesamte Posteingangsverarbeitung systemübergreifend steuern, ohne bestehende Anwendungen ersetzen zu müssen.
Für Unternehmen und öffentliche Organisationen mit hohem Korrespondenzvolumen, komplexen Zuständigkeiten oder systemübergreifenden Folgeprozessen.
Das Problem
Der Posteingang: digitalisiert heißt nicht gleich gesteuert.
Die Herausforderungen entstehen sowohl in Shared Mailboxes als auch in der physischen Poststelle. E-Mails mit und ohne Anhang sowie eingescannte Briefpost müssen gesichtet, inhaltlich verstanden und auch ohne eindeutigen Adressaten der passenden Person oder Rolle zugeordnet werden.
Physische Post ohne klaren Adressaten
Eingescannte Briefpost muss auch dann zuverlässig verteilt werden, wenn keine Person oder Abteilung eindeutig angegeben ist.
Subjektive Zuordnung
Wenn nach persönlicher Einschätzung entschieden wird, landet Korrespondenz häufig zunächst falsch und wandert durch mehrere Hände – teilweise über Tage oder Wochen.
Fehlende Transparenz & Fristen
Es ist nicht erkennbar, wo sich ein Vorgang befindet, wer ihn bearbeitet und ob Fristen oder Service Levels gefährdet sind.
Unsere Lösung
Dokumenteneingang und -verteilung automatisieren und Folgeprozesse direkt starten
Axon Ivy Smart Mailroom führt eingescannte Briefpost, E-Mails mit und ohne Anhang sowie Dokumente aus DMS und File-Shares in einer gemeinsamen Prozesslogik zusammen. Inhalte werden ausgelesen, klassifiziert und an die zuständige Person oder Rolle verteilt oder direkt in den passenden Geschäftsprozess überführt. So wird der Posteingang zu einer steuerbaren First Mile: Korrespondenz erreicht zuverlässig die zuständige Person oder Rolle und startet bei Bedarf den passenden Folgeprozess. Bestehende Fachsysteme bleiben dabei angebunden.
Alle Eingangskanäle in einer Pipeline
Eingescannte Briefpost, E-Mails mit und ohne Anhang, DMS-Dokumente und File-Shares werden zentral verarbeitet.
KI, Regeln und Menschen arbeiten zusammen
Eindeutige Fälle laufen automatisch. Bei Unsicherheit erhält die dafür konfigurierte Rolle eine Aufgabe mit Kontext, Zusammenfassung und den relevanten Informationen.
An die richtige Person oder direkt in den passenden Prozess
Smart Mailroom verteilt Korrespondenz an die zuständige Person oder Rolle und startet bei Bedarf direkt den passenden Fachprozess.
Business Benefits
Messbarer Mehrwert für Ihr Unternehmen
Smart Mailroom verbindet schnellere Zustellung mit kontrollierter KI, nachvollziehbaren Entscheidungen und einer Architektur, die sich an Ihre bestehenden Prozesse anpasst.
Schneller ROI
Weniger manueller Aufwand beim Sichten und Verteilen, weniger Fehlzuordnungen und weniger verpasste Fristen schaffen messbares Einsparpotenzial.
Präzise Zuordnung & schnelle Zustellung
Ein lernendes Regelwerk ersetzt wiederkehrende Einzelentscheidungen und leitet Korrespondenz direkt an das richtige Ziel.
Nichts bleibt liegen
Portal Tasks, SLA-Monitoring und automatische Vertretungsregelungen sichern die Bearbeitung auch bei Abwesenheiten.
Plug & Adapt
Vorkonfigurierte Best-Practice-Bausteine lassen sich an bestehende Systeme, Rollen und Sonderfälle anpassen.
Compliance by Design
Entscheidungen und Übergaben sind protokolliert, durchsuchbar und für Audits exportierbar.
Kontrollierte KI
Das LLM bleibt frei wählbar. Regeln, Konfidenzwerte und Human in the Loop sichern die Entscheidungshoheit.
So funktioniert Smart Mailroom
Vom Posteingang zur Aktion in sechs Schritten.
1
Eingang
Eingescannte Briefpost, E-Mails mit und ohne Anhang sowie Dokumente aus DMS, File-Shares und Shared Mailboxes laufen zentral zusammen.
2
Extraktion & Klassifizierung
Relevante Daten werden ausgelesen, Inhalte klassifiziert und mit einem Konfidenzwert bewertet.
3
Matching & Routing
Regeln, Stammdaten und Zuständigkeiten bestimmen die passende Person, Rolle, Ablage oder den nächsten Prozessschritt.
4
Human in the Loop
Bei geringer Konfidenz oder definierten Ausnahmefällen prüft die dafür konfigurierte Rolle die Zuordnung.
5
Ablage
Das Dokument wird entsprechend seines Typs im vorgesehenen DMS, Fachsystem oder Archiv abgelegt.
6
Zustellung & Prozessstart
Die zuständige Person oder Rolle erhält eine Aufgabe mit Zusammenfassung und Kontext, oder der passende Folgeprozess wird direkt gestartet.
Erleben Sie, wie Smart Mailroom Korrespondenz verteilt und Folgeprozesse startet.
Unsere Experten zeigen Ihnen anhand konkreter Beispiele, wie Smart Mailroom eingehende Korrespondenz erkennt, an die zuständige Person oder Rolle verteilt und bei Bedarf den passenden Folgeprozess startet. Die Session geht über eine klassische Produktvorführung hinaus: Gemeinsam betrachten wir, wie Ihre Eingangskanäle, Zuständigkeiten und Folgeprozesse in Smart Mailroom abgebildet werden könnten.
- Eingang über eingescannte Briefpost, E-Mails mit und ohne Anhang, DMS und File-Share
- KI-Klassifikation mit Konfidenz und Human in the Loop
- Regelbasiertes Routing, Vertretungsregeln, SLA-Monitoring und exportierbarer Audit-Trail
Persönlicher Austausch
Fragen zu Smart Mailroom?
Claudia MimusBusiness Development, Axon Ivy AG
Gerne zeigen wir Ihnen in einer persönlichen Demo, wie Smart Mailroom funktioniert und wie die Lösung zu den Prozessen und Anforderungen Ihres Unternehmens passt.
Branchen & Anwendungsfälle
Ein Eingang. Viele Empfänger und Folgeprozesse.
Smart Mailroom ist kein isolierter Posteingang. Derselbe Orchestrierungslayer kann Korrespondenz an die zuständige Person oder Rolle verteilen oder in unterschiedliche Fachprozesse überführen.
Zentraler Orchestrierungslayer
Axon Ivy Smart Mailroom
Erkennt Inhalt und Kontext, bestimmt die Zuständigkeit,
verteilt an die passende Person oder Rolle und startet bei Bedarf den Folgeprozess.
Finance
Rechnungseingang, Kreditorenbuchhaltung, Spesen, Verträge und KYC-Dokumente.
Customer Support
Kundenanfragen, Retouren, Reklamationen und servicebezogene Korrespondenz.
Legal & Compliance
Vertragseingang, Kündigungen, Fristen, Nachweise und sensible Dokumente.
HR & Public Sector
Personalakten, Bewerbungen, Bürgerpost, Anträge und Genehmigungen.
Finance Use Case · Rechnungseingang
Vom Rechnungseingang direkt in den Kreditorenprozess.
Rechnungen aus E-Mail, E-Rechnung, Scan, Lieferantenportal oder Post werden erkannt, mit Lieferanten- und Bestelldaten abgeglichen und direkt in den passenden Freigabe-, Klärungs- oder Buchungsprozess überführt. Nur unklare Fälle gehen gezielt an einen Menschen.
Kostenanalyse
Was kostet Ihr Rechnungseingang wirklich?
Machen Sie manuelle Kosten, Liegezeiten und ungenutztes Skontopotenzial sichtbar.
Kostenpotenzial berechnen →Regelwerk & Sichtbarkeit
Automatisierte Verteilung mit einem System, das mitdenkt.
Regelwerk
Unternehmensrichtlinien
Zum Beispiel definierte Freigaben, Eskalationen, Vertretungsregeln oder Sonderfälle.
Rollenbasierte Regeln
Regeln bestimmen anhand von Inhalt, Dokumenttyp und Zuständigkeit, welche Rolle oder Person einen Vorgang erhält.
Persönliche Präferenzen
Mitarbeitende können zulässige Zuordnungen und Präferenzen im Rahmen der übergeordneten Regeln einstellen.
Orchestrierung
Erkennen
Regel & Vertretung anwenden
Ausnahme eskalieren
Regelwerk bei Änderungen automatisiert anpassen
Zustellen oder Folgeprozess starten
Dashboard
Bearbeitungszeiten & SLA-Status
Wo bleibt Korrespondenz liegen und bei welchen Vorgängen drohen Fristverletzungen?
Exception Rate
Welche Fälle brauchen manuelle Prüfung?
Compliance & Audit-Trail
Warum hat die KI wie entschieden? Welche Entscheidung wurde wann und von wem getroffen? Protokolle bleiben durchsuchbar und exportierbar.
Eingangsvolumen
Welche Kanäle und Dokumententypen erzeugen das größte Volumen?
Capture ist Commodity.
Orchestrierung ist der Unterschied.
Viele Lösungen erfassen und archivieren Dokumente. Die entscheidende Lücke liegt dazwischen: Wer entscheidet, welche Person oder Rolle zuständig ist, wer was wann bearbeitet und welcher Folgeprozess startet?
Postdigitalisierung
- ✓ Digitale Erfassung eingehender Post
- ✓ OCR & einfache Klassifizierung
- ✓ Digitale Sortierung
- ✓ Ablage & Archivierung
Fokus: Eingangskanäle
VS
Axon Ivy Smart Mailroom
- ✓ Multi-Channel-Erfassung
- ✓ OCR & Datenextraktion
- ✓ Dokumentenklassifizierung
- ✓ Ablage & Archivierung
- ✓ Regelbasiertes Matching & Routing
- ✓ Human in the Loop
- ✓ Automatische Aufgaben & Vertretungen
- ✓ Direkter Prozessstart in Fachsystemen
- ✓ SLA-Monitoring & exportierbarer Audit Trail
Fokus: End-to-End-Prozessorchestrierung
Die Kontrolle bleibt bei Ihnen
Compliance by Design
Enterprise-Architektur für regulierte Umgebungen: flexibel im Betrieb, kontrolliert in der Entscheidung und nachvollziehbar über den gesamten Prozess.
Flexible Enterprise-Architektur
Cloud, On-Premise oder hybrid. Das eingesetzte LLM ist frei wählbar und austauschbar. Smart Mailroom bleibt system-, DMS- und LLM-agnostisch, sodass bestehende DMS-, ERP-, CRM- und Fachsysteme angebunden und weiter genutzt werden können.
Kontrollierte Zugriffe und Entscheidungen
Rollenbasierte Berechtigungen bestimmen, wer Inhalte sehen und bearbeiten darf. Regeln und Konfidenzwerte steuern eindeutige Fälle. Bei Unsicherheit ist Human in the Loop architektonisch vorgesehen, sodass die Entscheidungshoheit bei den verantwortlichen Menschen bleibt.
Nachweisbare Compliance
KI-Entscheidungen, menschliche Eingriffe und Übergaben werden vom Eingang bis zur Aktion lückenlos protokolliert. Der Audit-Trail bleibt durchsuchbar und exportierbar. Axon Ivy ist nach ISO 27001 zertifiziert und Smart Mailroom wird DSGVO-konform umgesetzt.
Datenschutz und Vertraulichkeit
Ihre Inhalte bleiben geschützt.
Axon Ivy sieht Ihre Dokumenteninhalte nicht.
Warum Axon Ivy
Standard, wo Standard reicht. Individuell, wo es zählt.
Smart Mailroom muss weder von Grund auf neu entwickelt werden noch ist es eine starre Standardlösung. Vorkonfigurierte Bausteine beschleunigen die Einführung und ermöglichen eine Implementierung in wenigen Wochen statt in mehreren Monaten. Individuelle Anpassungen erfolgen dort, wo Ihre Prozesse und Ihre Systemlandschaft besondere Anforderungen stellen.
Vorkonfiguriert
Erprobte Bausteine sorgen für schnelle Time-to-Value. Kein Projekt startet von null.
- Axon Ivy IDP für Extraktion und Klassifizierung
- Konnektoren für DMS, File-Share und Shared Mailbox
- Axon Ivy Portal und vorkonfigurierte Benutzeroberflächen
- Vorkonfigurierte Rollen, Regeln, Routing-Hierarchien und Vertretungen
- Eskalationen und Benachrichtigungen
- Vorkonfiguriertes Management-Dashboard mit SLA- und Audit-Sicht
Individuell anpassbar
Passt sich an die realen Prozesse und Systeme Ihrer Organisation an, dort wo es wirklich zählt.
- ERP-Abgleiche
- Zusätzliche Systemanbindungen
- Besondere Prozess- oder Sonderfälle
- Bring your own LLM
- Gewünschter Benachrichtigungskanal, z. B. MS Teams
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Vergleich typischer Lösungsansätze
Welche Lösung orchestriert wirklich nach der Erfassung?
Nicht jede Mailroom-Lösung verfolgt denselben Ansatz. Einige konzentrieren sich auf Erfassung und Ablage, andere auf Extraktion oder Dokumentenmanagement. Entscheidend ist, ob nach der Erfassung ein durchgängiger, steuerbarer Prozess entsteht.
Mehr als Erfassung
Erfassung, Extraktion und Archivierung sind nur der Ausgangspunkt. Smart Mailroom führt Korrespondenz kontrolliert in Aufgaben und Folgeprozesse weiter.
Zuständigkeit mit Kontext
Die zuständige Person oder Rolle erhält eine Aufgabe mit Zusammenfassung, relevanten Informationen und einer klar definierten nächsten Aktion.
Prozesse über bestehende Systeme hinweg
Regeln, Ausnahmen, SLAs und Übergaben werden über bestehende DMS-, ERP-, CRM- und Fachsysteme hinweg orchestriert.
Status: Vorhanden = Bestandteil der Lösung · idR vorhanden = in der Regel vorhanden · tw vorhanden = teilweise vorhanden
Vollständigen Vergleich anzeigen
Worauf es bei einem Smart Mailroom wirklich ankommt
| Kriterium | PostdigitalisierungDigitale Poststelle | IDP / Capture-LösungErkennung und Extraktion | DMS-zentrierter AnsatzDokument und Archiv | Axon Ivy Smart MailroomProzessorchestrierung |
|---|---|---|---|---|
| Kurzbeschreibung | Erfasst und sortiert Eingangspost digital. Endet meist mit Ablage oder einfacher Weiterleitung. |
Liest und extrahiert Dokumenteninhalte. OCR, Klassifikation und Datenextraktion. |
Verankert Dokumente in einer Dokumentenplattform. Archivierung, Akten und dokumentennahe Workflows. |
Automatisiert Eingangspost und macht sie zum Prozessstart. Verbindet Klassifikation, Extraktion, Verteilung, Aufgaben und Folgeprozesse. |
| Erfassung von Post, Scan, E-Mail und weiteren Kanälen | idR vorhanden Fokus auf klassische Post- und E-Mail-Kanäle. |
idR vorhanden Meist dokumenten- und uploadzentriert. |
idR vorhanden Nahe an Archiv, Akte und Dokumentenablage. |
Vorhanden Post, Scan, E-Mail, DMS und jegliche weitere Kanäle lassen sich flexibel als Eingang in den Prozess anbinden. |
| KI-basierte Klassifikation | tw vorhanden Abhängig vom Produktumfang. |
idR vorhanden Zentrale Funktion vieler IDP-Lösungen. |
tw vorhanden Dokumenten- und repositorybezogen. |
Vorhanden Klassifikation wird direkt in Aufgaben und Folgeprozesse weitergeführt. |
| Human in the Loop | tw vorhanden Meist manuelle Klärung oder Weiterleitung. |
idR vorhanden Prüfung und Korrektur von Erkennungs- und Extraktionsergebnissen. |
tw vorhanden Freigaben oder Klärungen im Dokumentenkontext. |
Vorhanden Aufgaben, Entscheidungen und Freigaben mit Kontext, klarer nächster Aktion und vollständiger Nachverfolgung. |
| Verteilung nach Geschäftsregeln | tw vorhanden Verteilung an Personen, Gruppen oder Ablagen ohne tiefgreifendes oder selbst automatisierendes Regelwerk. |
tw vorhanden Einfache Regeln oder Weitergabe an nachgelagerte Systeme. |
tw vorhanden Regeln meist im Dokumenten- oder Aktenkontext. |
Vorhanden Regeln bestimmen Zuständigkeit, Aufgaben, Eskalationen und Folgeprozesse und aktualisieren sich bei Änderungen automatisiert. |
| Prozessorchestrierung und direkter Prozessstart | Nicht vorhanden Kein Prozessfokus. Endet meistens nach der Erfassung. |
tw vorhanden Prozesslogik liegt meist in nachgelagerten Systemen. |
tw vorhanden Dokumenten- und aktennahe Workflows, aber keine systemübergreifende Orchestrierung. |
Vorhanden Orchestrierung ist Kernfunktion. Die Erfassung löst direkt gesteuerte Geschäftsprozesse über bestehende Systeme hinweg aus. |
| Integration bestehender Systeme | tw vorhanden Integrationen variieren je nach Lösung. |
tw vorhanden Integrationen variieren je nach Lösung. |
Nicht vorhanden DMS- oder Content-Plattform-abhängig. |
Vorhanden Orchestriert und integriert flexibel die Systeme, die bei Ihnen im Einsatz sind, zum Beispiel DMS, ERP, CRM und Fachsysteme. |
| Deployment | idR Cloud Meist cloudbasiert. |
Anbieterabhängig Je nach Anbieter Cloud, On-Premise oder Hybrid. |
Anbieterabhängig Je nach Anbieter Cloud, On-Premise oder Hybrid. |
Flexibel Cloud, On-Premise oder Hybrid. |
Postdigitalisierung, IDP und DMS erfassen, extrahieren oder verwalten Dokumente.
Erst die Prozessorchestrierung sorgt dafür, dass Korrespondenz die zuständige Person oder Rolle erreicht und bei Bedarf den passenden Folgeprozess startet.
Hinweis: Diese Übersicht zeigt typische Lösungsansätze im Markt. Die konkrete Ausprägung kann je nach Anbieter, Produktumfang und Projektkontext variieren.
Smart Mailroom FAQ
Häufige Fragen zum Axon Ivy Smart Mailroom.
Kurze Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Funktionsweise, Integration, KI, Betrieb und Einsatzbereichen.
Was ist ein Smart Mailroom?
Ein Smart Mailroom ist ein intelligenter, digitaler Posteingang, der Korrespondenz nicht nur erfasst, sondern versteht, zuordnet und an die passende Person oder Rolle verteilt oder in den passenden Geschäftsprozess überführt. Eingescannte Briefpost, E-Mails mit und ohne Anhang sowie digitale Dokumente werden zentral verarbeitet, nach Regeln geroutet und als Aufgabe oder Prozessschritt weitergeführt.
Wie funktioniert Axon Ivy Smart Mailroom?
Axon Ivy Smart Mailroom erfasst eingehende Korrespondenz, extrahiert relevante Informationen, klassifiziert den Inhalt und bestimmt das passende Ziel oder den nächsten Arbeitsschritt. Eindeutige Fälle werden automatisiert an eine Person, Rolle, Ablage oder in einen Fachprozess geroutet. Unsichere oder sensible Fälle werden der dafür konfigurierten Rolle mit Zusammenfassung und Kontext zur Prüfung vorgelegt.
Was ist der Unterschied zwischen einem Digital Mailroom, IDP und Axon Ivy Smart Mailroom?
Postdigitalisierung erfasst und sortiert Eingangspost digital und endet häufig bei Ablage oder einfacher Weiterleitung, während IDP vor allem Inhalte erkennt und extrahiert. Axon Ivy verbindet diese Funktionen mit regelbasierter Verteilung an Personen und Rollen, Human in the Loop, Aufgabensteuerung und Prozessorchestrierung über mehrere Systeme hinweg.
Welche Eingangskanäle kann Smart Mailroom verarbeiten?
Smart Mailroom kann physische und digitale Eingangskanäle in einer gemeinsamen Logik zusammenführen. Dazu gehören unter anderem eingescannte Briefpost, E-Mails mit und ohne Anhang, Shared Mailboxes, DMS-Uploads, File-Shares und angebundene Cloud-Speicher.
Was passiert, wenn die KI ein Dokument nicht eindeutig zuordnen kann?
Bei zu niedriger Konfidenz wird der Vorgang nicht unkontrolliert weiterverarbeitet. Ein Human-in-the-Loop-Schritt legt den Fall der dafür konfigurierten Rolle mit Zusammenfassung, Kontext und KI-Vorschlag vor. Die Entscheidung kann anschließend dokumentiert und für weitere Regeln genutzt werden.
Kann Smart Mailroom mit einem bestehenden DMS, ERP oder CRM verbunden werden?
Ja. Smart Mailroom ist darauf ausgelegt, bestehende Systeme zu verbinden, nicht sie pauschal zu ersetzen. Dokumente, Daten, Aufgaben und Statusinformationen können zwischen DMS, ERP, CRM und weiteren Fachsystemen orchestriert werden.
Ist der Betrieb in der Cloud, On-Premise oder hybrid möglich?
Axon Ivy unterstützt Cloud-, On-Premise- und hybride Betriebsmodelle. Die konkrete Architektur richtet sich nach Sicherheitsanforderungen, vorhandener IT-Landschaft und gewünschtem Integrationsmodell.
Für welche Einsatzbereiche eignet sich Smart Mailroom?
Smart Mailroom eignet sich überall dort, wo ein hohes Volumen an Dokumenten oder E-Mails zusammenkommt, manuell gesichtet und verteilt werden muss oder einen Fachprozess auslöst. Typische Beispiele sind zentrale Poststellen und Shared Mailboxes sowie Rechnungsverarbeitung, Beschaffung, Kundenservice, HR, Legal, Compliance und öffentliche Verwaltungsprozesse. Die Korrespondenz kann an eine Person oder Rolle verteilt oder direkt in einen bestehenden Fachprozess überführt werden.
Was wird in einer persönlichen Smart-Mailroom-Demo gezeigt?
In der Demo sehen Sie den Weg von der eingehenden Korrespondenz bis zur richtigen Person, Rolle oder zum gestarteten Folgeprozess. Gezeigt werden unter anderem Klassifizierung, Konfidenzbewertung, Human in the Loop, regelbasiertes Routing, Aufgaben mit Zusammenfassung und Kontext, Portal Tasks und Audit-Trail.
Vom Eingang zur richtigen Person oder zum Folgeprozess
Bereit, Ihren Posteingang intelligent zu verteilen und Prozesse direkt zu starten?
Axon Ivy Smart Mailroom bündelt eingescannte Briefpost, E-Mails mit und ohne Anhang sowie Dokumente aus bestehenden Systemen und erkennt Inhalt und Kontext. Die Korrespondenz wird an die zuständige Person oder Rolle verteilt. Wo ein Fachprozess erforderlich ist, wird dieser direkt gestartet. Kontrollierte KI, Human in the Loop und ein durchgängiger Audit-Trail sorgen dafür, dass Entscheidungen nachvollziehbar und unter Ihrer Kontrolle bleiben.