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Prozessdigitalisierung im Netzdatenmanagement der BKW

Wie die BKW ihre Mutationsprozesse optimiert und die Datenqualität der Netzinformation sicherstellt.

5
August
Bern, Schweiz

Axon Ivy und FROX optimieren den Mutationsprozess der BKW Energie AG

Ein neuer Name, eine neue Adresse oder ein Änderungswunsch des Stromtarifs – Jedes Unternehmen wird tagtäglich mit einer großen Menge an sogenannten «Change Requests» – auch Mutationsmeldungen genannt – konfrontiert, die beispielsweise in Verträgen vorgenommen und im Anschluss dokumentiert werden müssen. So auch die BKW Energie AG. Circa 3000 solcher Mutationsmeldungen und damit eine große Menge an Daten muss der Netzbetreiber jedes Jahr verarbeiten. Um aus diesen Daten brauchbare Informationen zu generieren, ist eine zentrale Prozesssteuerung und ständige Überwachung relevanter Kennzahlen notwendig. Dabei setzt die BKW auf eine gemeinsame Lösung von Axon Ivy und FROX.

 

 

Immer mehr zentrale Systeme und größer werdende Datenmengen bei zunehmend dezentralem Arbeiten und abnehmender Datenqualität – so sah die Ausgangslage des größten Schweizer Verteilnetzbetreibers vor dem Projektstart aus. Die Datenerhebung, die Erfassung von Mutationsmeldungen und die Datenerfassung wurden jeweils von unterschiedlichen Personen in unterschiedlichen Systemen vorgenommen. Die somit von Medienbrüchen geprägten Prozesse führten zu einem hohen Erfassungsaufwand, fehlerhaften Daten, unterschiedlichen Versionen und langen Durchlaufzeiten aufgrund hoher Rückweisungsraten. Kennzahlen konnten nicht erfasst und Ressourcen wie Personal schwer geplant werden.

 

Ziel war es deshalb, eine Lösung zur zentralen und aktiven Steuerung sowie der Planung des Mutationsprozesses zu entwickeln, die es ermöglicht, Kennzahlen zu erfassen und Berichte zu Dokumentationszwecken zu erstellen. Die Rückweisungsrate sollte um 60 Prozent, der Erfassungsaufwand um 50 Prozent und die Durchlaufzeiten ebenfalls um die Hälfte reduziert werden. Um diese hohen Zielsetzungen erreichen zu können, sollte ein sogenannter End-to-End-Prozess, der jeden Meldungstyp von Anfang bis Ende abbildet, geschaffen und Rollen, Aufgaben sowie Verantwortlichkeiten klar definiert werden. Größte Herausforderung war es dabei, zu Beginn des Projekts konkrete Anwendungsfälle und stringente, bereichsübergreifende Prozesse als Basis für die Lösung zu entwickeln, da Abläufe vorher je nach Standort und Abteilung unterschiedlich gehandhabt wurden. Anhand regelmäßiger Workshops und einer intensiven Testphase konnte diese Hürde gemeinsam gemeistert und durchgängige Prozesse für jeden Meldungstyp etabliert werden. Die entsprechende Lösung in Form eines Workflow-Tools wurde in Zusammenarbeit mit FROX auf Basis der Digitalisierungsplattform Axon Ivy realisiert.

 

Das Workflow-Tool unterstützt durch geführte Prozesse bei der Erfassung von Change Requests, steuert diese zentral über ein Cockpit und gibt eine Gesamtübersicht aller Projekte. Meldungen können priorisiert und deren aktueller Status jederzeit abgefragt werden. Außerdem können Ressourcen und Kapazitäten dank einer klaren Rollen- und Aufgabenverteilung einfach geplant werden. Datenqualität und Durchlaufzeiten sind direkt messbar und können weiter optimiert werden. Da nur noch ein Tool anstelle von vormals drei genutzt wird, wurde auch der Schulungsaufwand für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter um ein Vielfaches reduziert.

 

Daniel Bögli, Leiter Infrastrukturdaten Management bei BKW, sagt: «Das Workflow-Tool ist für mich ein unverzichtbares Instrument für die Planung und Steuerung der Mutationserfassung. Die Effizienz des Mutationsprozesses konnte enorm gesteigert werden.» Die eigenen Ziele wurden übertroffen: Die Rückweisungsrate wurde um 80 Prozent und der Erfassungsaufwand sowie Durchlaufzeiten um jeweils 60 Prozent reduziert.

 

Für die Zukunft plant die BKW den Abdeckungs- und Reifegrad der Lösung noch weiter zu erhöhen, Daten kontinuierlich zu verbessern und neue Datenlieferanten ebenfalls mit in die Lösung zu integrieren. Die Vision: Am Ende sollen alle Daten dort erfasst werden, wo sie entstehen und sofort anderen Nutzern oder Systemen zur Verfügung stehen.

Logo BKW.

Über die BKW Energie AG

Die BKW ist ein international tätiges Energie- und Infrastrukturunternehmen, welches integrierte Gesamtlösungen in den Bereichen Energie, Gebäude und Infrastruktur anbietet.

 

Das Netzwerk der BKW zieht sich durch 8 Länder in Europa. Ihre Dienstleistungen und Produkte bieten die insgesamt 130 Tochterfirmen an 276 verschiedenen Firmensitzen und 103 Produktionsstandorten in den fünf Kompetenzmarken BKW Energy, BKW Building Solutions, BKW Engineering, BKW Infra Services und BKW Power Grid an. Die BKW Gruppe beschäftigt 10’000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.