Zentrales HR-Portal: Perfekte Koordination über Grenzen hinweg

Alle To-Dos perfekt organisiert. Sämtliche Infos an einer Stelle und Statusupdates in Echtzeit. Unkomplizierte Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen. Klingt zu gut, um wahr zu sein! Oder doch nicht?

Mit einem benutzerfreundlichen HR-Portal als zentrale Anlaufstelle für alle Personalangelegenheiten wird dieses Szenario für multinationale Unternehmen zur Realität. Ein sogenannter „One-Stop-Shop“ stellt Anwendungen, Services, Kommunikationstools und Analysen transparent und übersichtlich bereit – und zwar unabhängig davon, welches System zugrunde liegt. Denn auf Basis einer intelligenten Automatisierungsplattform gelingt die umfassende Integration und Koordination aller existierende IT-Lösungen über Abteilungs- und Ländergrenzen hinweg. Und das Beste: Nicht nur die Mitarbeitenden der Personalabteilung profitieren davon, sondern auch die Kolleginnen und Kollegen aus allen Unternehmensbereichen.

Status Quo: negative Auswirkungen auf Unternehmen und Belegschaft

Doch leider sieht der aktuelle Status Quo in Unternehmen ganz anders aus: Papierbasierte Vorgänge, manuelle repetitive Aufgaben und ressourcenbindende Abläufe machen die tägliche Arbeit ineffizient und zeitaufwändig. Hinzu kommen fehlende oder inkonsistente Prozesse, und verschiedenste standortspezifische HR-Softwareanwendungen, zwischen denen komplexe Abhängigkeiten und Verhältnisse bestehen. Die negativen Auswirkungen sind auf betrieblicher Ebene spürbar, denn sie führen zu Qualitätseinbusen und Unzufriedenheit bei den Angestellten. Aber auch die Außenwirkung des Unternehmens leidet darunter: Läuft das Bewerbermanagement nicht rund oder hackt es beim Onboardingprozess neuer Kolleginnen und Kollegen, hat das negative Auswirkungen zur Folge.

Prozesse koordinieren, Potenzial steigern

Veränderungen in der HR-Abteilung sind unumgänglich – Unternehmen bleibt keine andere Option, als den Wandel aktiv vorantreiben. Um weiterhin wettbewerbs- und zukunftsfähig zu sein, braucht es innovative digitale Lösungen und schlanke, standardisierte Prozesse. Die erfolgversprechendste Basis dafür ist eine Automatisierungsplattform, die Abläufe optimiert, digitalisiert und automatisiert. Nutzen Unternehmen die Plattform zudem als zentrale Drehscheibe, sprich: als Orchestrator, für die umfassende Organisation und Steuerung aller vorhandener und neuer Systeme und Prozesse, potenzieren sich die Vorteile. Denn sie setzen nicht eine weitere zusätzliche Lösung neben schon vorhandenen ein. Vielmehr bauen auf ihren bisherigen IT-Investitionen auf und definieren dabei das Zusammenspiel aller HR-Tools und Abläufe grundlegend neu. Durch die Orchestrierung und Einführung eines sogenannten One-Stop-Shops gelingt

• das effiziente Management von Ressourcen,
• die nahtlose Integration vorhandener und neuer Technologien,
• die Steigerung der Gesamtleistung.

Zentraler Zugriff auf alle HR-Anwendungen: One-Stop-Shop

Zentrales HR-Portal als “One-Stop-Shop”

In diesem „One-Stop-Shop“ laufen alle HR-relevanten Prozesse, Anfragen und Aufgaben zusammen und werden optimal kombiniert und koordiniert. Für die Personalabteilung bedeutet dies:

• Reduzierung repetitiver und administrativer Aufgaben: Die Zentralisierung von HR-Prozessen und umfangreiche Self-Service-Optionen für alle Mitarbeitende minimieren manuelle, sich wiederholende Aufgaben. Die Kolleginnen und Kollegen erfassen und verwalten beispielsweise ihre persönlichen Daten und Abwesenheitsanträge selbständig und vermeiden dadurch unnötigen Verwaltungsaufwand.
• Automatisierte Erinnerungsfunktionen: Über das HR-Portal erhalten Mitarbeitende, Personalabteilung und Führungskräfte automatische Benachrichtigungen hinsichtlich Fristen und Freigaben. U.a. bekommen Verantwortliche Informationen über ausstehende Genehmigungen von Sonderurlaubstagen oder Gehaltserhöhungen. 
• Transparenz über den gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus: Durch zentrale Datenspeicherung gewährleistet das HR-Portal eine umfassende Transparenz über Angestellteninformationen. So kann die Personalabteilung die Entwicklung eines Mitarbeiters von der Bewerbung über Schulungen bis zur Beförderung jederzeit einsehen und bei Bedarf Auskunft an Vorgesetzte geben.
• Reibungslose, konsistente Recruiting- und On-Boarding-Prozesse: Der gesamte Prozesse von der Stellenausschreibung über den Eingang von Bewerbungen und die Koordination von Vorstellungsgesprächen bis hin zum Onboarding wird über das HR-Portal abgebildet und automatisiert vorangetrieben. Dabei werden je nach Zuständigkeit Aufgaben und Termine zugewiesen. Involvierte Abteilungen haben jederzeit den vollständigen Überblick über Tasks und Status.
• Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit: Das HR-Portal verbessert die Kollaboration innerhalb der HR-Abteilung und darüber hinaus. Beispielsweise gelingt der direkte Austausch zu spezifischen Anfragen und Ankündigungen, Richtlinienänderungen oder interne Schulungen können im HR-Portal kommuniziert werden.
• Bessere Handhabung und Anpassung von Prozessen: Die zentrale Steuerung ermöglicht eine effiziente Handhabung komplexer HR-Prozesse und erleichtert die Anpassung von Anwendungen. Beispielsweise können der Ablauf zur Leistungsbeurteilung oder Änderungen in der Gehaltsstruktur im HR-Portal verwaltet und neue Anforderungen schnell und einfach integriert werden.
  
  

Auch die Kolleginnen und Kollegen der anderen Abteilungen profitieren vom HR-Portal und haben dank des One-Stop-Shops nur noch eine Anlaufstelle für all ihre Anliegen:

• Zentraler Zugriff auf alle HR-Anwendungen und -Systeme: Mitarbeitende greifen über das Portal einfach auf verschiedene Applikationen und Services zu, um Urlaub zu beantragen, Reisekosten einzureichen oder Stammdaten zu aktualisieren.
• Erstellen und Nachverfolgen von Anfragen: Anfragen und Support-Tickets werden zentral im HR-Portal erstellt und deren Status kann in Echtzeit verfolgt werden.
• Kommunikation und Informationsaustausch: Die Kommunikation mit der HR-Abteilung erfolgt direkt über Portal, beispielsweise um Fragen zu Benefits zu klären oder Probleme mit dem Gehalt zu besprechen.
• Zugriff auf Wissensdatenbank sowie HR-Berichten und -Statistiken: Dank Zugriff auf die Wissensdatenbank können sich Mitarbeitende selbstständig zu verschiedenen Themen wie Reisekostenabrechnung oder Erstattungsanträge informieren. Zudem bietet das HR-Portal – gemäß Berechtigung – Zugang zu umfassenden HR-Informationen, z.B. hinsichtlich Personalentwicklung. Führungskräfte können so personalbezogene Entscheidungen auf Basis fundierter und vollständiger Daten treffen.
• Teilnahme an HR-Schulungen: Mitarbeitende melden sich über das HR-Portal für interne Schulungen und Entwicklungsprogramme an, um ihre Fähigkeiten und Qualifikationen zu verbessern und ihre berufliche Weiterbildung voranzutreiben.

Fazit: Mehr als nur Effizienz

Die Einführung eines zentralen HR-Portals, eines One-Stop-Shops, ist mehr als nur eine Maßnahme zur Steigerung der Effizienz. Unternehmen setzen damit auf ihre Zukunft – indem sie die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, ein produktives Arbeitsumfeld fördern, sich als attraktiver Arbeitgeber positionieren und nicht zuletzt ihre betrieblichen Abläufe nachhaltig optimieren. So gelingt es, durch die Transformation der HR-Abteilung den Weg zu einem agileren, effizienteren und zukunftsorientierten Unternehmen zu gestalten.