18. Februar 2022
Vorausschauend denken und planen, das ist für Unternehmen unerlässlich. So können sie ihre aktuelle Position auf dem Markt verteidigen und diese auch langfristig erhalten bzw. ausbauen. Um dieses Ziel zu erreichen, genügt es jedoch nicht, sich ausschließlich auf die bisherigen Praktiken zu verlassen und alles so zu machen wie bisher. Damit Unternehmen sich dauerhaft im Wettbewerb behaupten können, brauchen sie schlanke Prozesse und effiziente Abläufe, die zeitsparend und gewinnbringend sind. Auf dem Weg dorthin ist die Optimierung der Prozesse als Grundlage für die Automatisierung ein wichtiger Schritt.
Ausgangslage für die Prozessoptimierung ist die Prozess-Potenzialanalyse (PPA). Im Zuge dieser wird analysiert, welche Prozesse sich besonders für die Optimierung und anschließende Automatisierung eignen. Dank der PPA erhalten Unternehmen schnell und transparent einen Überblick über ihre Prozesse und deren Wertschöpfung. Zudem gewinnen sie Kenntnisse über Optimierungspotenziale und nötige Veränderungen im Falle einer Prozessautomatisierung.
Prozessoptimierung
Nachdem mithilfe der PPA die geeignetsten Prozesse identifiziert wurden, folgt die eigentliche Optimierung. Ziel ist es, die Prozesse so weit wie möglich zu digitalisieren und für eine Automatisierung vorzubereiten. Der Fokus liegt dabei darauf, Durchlaufzeiten zu verkürzen, Ressourcen ideal einzusetzen, die Produktivität zu steigern und dadurch die Qualität nachhaltig zu verbessern. Natürlich dürfen auch Aspekte wie Kostenreduzierung und Risikominimierung nicht außer Acht gelassen werden. Für die Visualisierung hat es sich bewährt, die Prozesse nach dem Modellierungsstandard BPMN grafisch zu skizzieren. Diese Methode ermöglicht es, die Schritte eines Geschäftsprozesses von Anfang bis Ende bildhaft darzustellen. So können leicht verständliche Diagramme angefertigt und geteilt werden.
Ein strukturiertes Vorgehen sieht vor, aufbauend auf den Ergebnissen aus der PPA eine Analyse des Ist-Zustandes des Prozesses mit dem höchsten Digitalisierungspotenzial durchzuführen. Die ersten Fragen, die Verantwortliche sich hier stellen müssen, sind:
- Wer führt welche Aufgaben aus?
- Wie erfolgt die Durchführung im Detail?
- Welche Abteilungen sind involviert?
- Welche Systeme spielen eine Rolle?
- Wie gestaltet sich der Workflow?
Ein bereichsübergreifendes Prozessdenken ist notwendig, um weiterführend artikulieren zu können, wie der optimale Ablauf aussieht. Dabei muss auch in die Betrachtung mit einfließen, wo mögliche Schwachstellen liegen. Nur wenn all diese Aspekte eingehend durchdacht und ausformuliert werden, kann man sich ein genaues Bild des aktuellen Zustandes machen.
Der optimale Soll-Zustand: (k)ein Wunschkonzert
Nach eingehender Analyse des Ist-Zustandes wird definiert, wie der optimale Soll-Zustand auszusehen hat. Dies kann durchaus erst einmal ein „Wunschkonzert“ sein: Abläufe können – und sollen vielleicht auch – anders gedacht, umgestaltet und neu strukturiert werden. Dabei spielen die Änderung von Verfahren, die Anpassung von Freigaben oder die Abwandlung von Prozessketten eine zentrale Rolle. Die Beschreibung des Soll-Prozesses ist jedoch nur der Anfang. Im Anschluss daran muss festgestellt werden, ob die Ideen und Vorschläge auch umsetzbar sind. Dabei stellt sich nicht nur die Frage nach der fachlichen Umsetzung, sondern auch, ob und welche notwendigen technischen Voraussetzungen bereits vorhanden sind und welche erst noch geschaffen werden müssen.
Die Umsetzbarkeit auf dem Prüfstand
Um die Umsetzbarkeit zu prüfen, ist ein Fachkonzept notwendig. Dieses hat zum Ziel, die fachlichen und technischen Anforderungen sowie alle Rollen und Berechtigungen zu beschreiben. Unternehmen bekommen damit einen belastbaren und soliden Leitfaden an die Hand, in dem alle Voraussetzungen für die erfolgreiche Digitalisierung des Prozesses geschaffen sind.
Die Prozessoptimierung ist wesentliche Grundlage dafür, um im Anschluss die Automatisierung von Geschäftsprozessen in Angriff zu nehmen. Wie bereits bei der PPA hat es sich auch hier bewährt, von Anfang an alle betroffenen Unternehmensbereiche sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einzubeziehen. Werden diese bei der Entscheidungsfindung und im gesamten Change-Prozess aktiv mitgenommen, können Widerstände und Ablehnung vermieden werden. Da die Optimierung von Prozessen keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess ist, ist somit auch die Basis für stetige Verbesserungen, auch bekannt unter dem Begriff „kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)“, gelegt.
