Axon Ivy Anwendungsfall · Öffentliche Verwaltung

Digitale Schuleingangsuntersuchung: Sicher, durchgängig und datenschutzkonform

Weniger Verwaltungsaufwand. Mehr Transparenz.
Reduzieren Sie manuellen Aufwand, verkürzen Sie Bearbeitungszeiten und verbessern Sie die Zusammenarbeit zwischen Eltern, Gesundheitsamt und Schule. Verbinden Sie alle Beteiligten in einem durchgängigen digitalen Verfahren.

Potenziale für Ihre Verwaltung entdecken

Orchestrierte digitale Schuleingangsuntersuchung: Eltern und Sorgeberechtigte, Gesundheitsamt und aufnehmende Schule sind medienbruchfrei und datenschutzgerecht verbunden.

Durchgängig

Ein Ablauf von der Einladung bis zum Befund statt Papierweg über drei Stellen

Einmal erfassen

Daten des Kindes und der Sorgeberechtigten ohne Doppeleingabe übernommen

Geschützt verarbeitet

Gesundheitsdaten als besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO behandelt

Die Ausgangslage

Wo es heute hakt.

Die Schuleingangsuntersuchung ist eine Pflichtuntersuchung vor der Einschulung und berührt mehrere Stellen: die Eltern und Sorgeberechtigten, das Gesundheitsamt beziehungsweise den Öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD) und die aufnehmende Schule. Ohne durchgängiges Verfahren entstehen Medienbrüche, Doppelarbeit und Rückfragen - bei besonders sensiblen Daten von Minderjährigen.

Einladung und Terminvergabe auf Papier

Einladungen zur Pflichtuntersuchung gehen per Brief, Termine werden telefonisch vergeben und von Hand in Listen geführt. Absagen und Verschiebungen erzeugen aufwendige Nachsteuerung.

Sensible Gesundheitsdaten ohne durchgängigen Schutz

Untersuchungsbefunde sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Werden sie per E-Mail oder Papier weitergereicht, fehlt eine durchgängig nachvollziehbare und geschützte Verarbeitung.

Fehlende Nachweise beim Termin

Das U-Heft (Untersuchungsheft für Kinder, Nachweis der Früherkennungsuntersuchungen, insbesondere U9) fehlt häufig beim Termin und löst manuelle Nachforderungen und Folgetermine aus. Welche Nachweise verpflichtend sind, regelt das jeweilige Landesrecht.

Befund erreicht die Schule verzögert

Das Ergebnis zur Schulfähigkeit muss die aufnehmende Schule erreichen. Auf dem Papierweg ist der Vorgangsstand für keine der beteiligten Stellen durchgängig sichtbar.

Die Lösung mit Axon Ivy

Ein Verfahren, das verbindet statt ersetzt.

Axon Ivy orchestriert die Schuleingangsuntersuchung durchgängig: Eltern und Sorgeberechtigte erhalten ihre Einladung digital, vereinbaren den Termin online und reichen Nachweise einmal ein. Das Gesundheitsamt führt die Untersuchung, dokumentiert den Befund und übermittelt das Ergebnis zur Schulfähigkeit datenschutzgerecht an die Schule. Bestehende Fachverfahren bleiben führend.

Eltern-Strecke

Digitale Einladung. Eltern und Sorgeberechtigte erhalten die Einladung zur Pflichtuntersuchung ins Postfach ihres Servicekontos - mit Anmeldung über BundID oder regionales Servicekonto.

Termin online wählen. Aus den freien Zeitfenstern des Gesundheitsamts einen Termin auswählen, verschieben oder absagen - ohne Telefonschleife.

Nachweise einmal hochladen. U-Heft und Einverständniserklärung vorab strukturiert anhängen. Der Masernschutznachweis ist nach dem Infektionsschutzgesetz vorzulegen; sofern die Kommune dies vorsieht, kann er in diesem Verfahren miterfasst werden.

Eingangsbestätigung sofort. Mit Vorgangsnummer und Terminübersicht ins Postfach des Servicekontos.

Befund einsehen. Das Ergebnis zur Schulfähigkeit wird transparent zurückgemeldet - die Übermittlung an die Schule erfolgt auf Grundlage der jeweiligen Rechtsgrundlage.

Gesundheitsamt-Strecke

Jahrgang einladen. Der einzuschulende Jahrgang wird aus den Meldedaten beziehungsweise der Schulverwaltung übernommen, Einladungen werden gebündelt und fristgerecht erzeugt.

Terminkalender steuern. Freie Zeitfenster werden geöffnet, Absagen automatisch nachbesetzt, nicht wahrgenommene Termine zur erneuten Einladung vorgemerkt.

Vollständigkeitsprüfung. Pflichtangaben und Nachweise werden vor dem Termin automatisch geprüft.

Automatische Nachforderung mit Frist. Fehlt ein für die Untersuchung erforderlicher Nachweis, fordert das Verfahren ihn mit gesetzter Frist nach. Läuft die Frist ab, wird der Vorgang zur Klärung an die zuständige Stelle eskaliert - der Eskalationspfad ist konfigurierbar.

Befund dokumentieren und übermitteln. Das Untersuchungsergebnis wird erfasst und das Ergebnis zur Schulfähigkeit datenschutzgerecht an die aufnehmende Schule übermittelt.

Revisionssichere Aktenanlage. Befund und Nachweise werden revisionssicher im Fachverfahren beziehungsweise DMS abgelegt.

Highlights

Vorteile je Rolle.

Eltern und Sorgeberechtigte

Einladung digital statt per Brief
Termin online wählen, verschieben oder absagen
Nachweise einmal einreichen, transparenter Vorgangsstand

Gesundheitsamt und ÖGD

Jahrgang gebündelt einladen statt Listen pflegen
Daten aus dem Antrag übernommen, weniger Tippen
Automatische Nachforderung fehlender Nachweise

Schule und Schulträger

Ergebnis zur Schulfähigkeit strukturiert und auf der dafür vorgesehenen landesrechtlichen Grundlage übermittelt
Kein Papierbescheid, kein erneutes Erfassen
Klarer Stand zum einzuschulenden Jahrgang

Sicher und rechtskonform

Verbindet Ihre Fachverfahren, statt sie zu ersetzen.

Datenschutz und sensible Daten

Untersuchungsbefunde sind Gesundheitsdaten und damit eine besondere Kategorie personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO - hier zudem Daten von Minderjährigen, die besonderen Schutz verlangen. Das Verfahren unterstützt einen DSGVO-konformen Betrieb, setzt auf rollenbasierte Zugriffsrechte und legt Befunde und Nachweise revisionssicher ab.

Rechtsgrundlagen

Die Pflicht zur Untersuchung beruht auf dem Schulgesetz des jeweiligen Landes beziehungsweise dem dortigen Gesetz über den Öffentlichen Gesundheitsdienst; dessen Bezeichnung unterscheidet sich je Land. Sofern die Kommune dies vorsieht, kann das Verfahren auch den Masernschutznachweis nach dem Infektionsschutzgesetz miterfassen und an die zuständige Stelle weiterleiten; die Durchsetzung der Masernschutzpflicht ist ein eigenständiger Vorgang und nicht Teil der Schuleingangsuntersuchung. Die Übermittlung des Ergebnisses zur Schulfähigkeit an die Schule erfolgt auf der dafür vorgesehenen landesrechtlichen Grundlage.

Art. 9 DSGVOInfektionsschutzgesetzLandesschulgesetz / ÖGD-GesetzOZGBSI-GrundschutzBITV 2.0BPMN 2.0

Häufige Fragen zur digitalen Schuleingangsuntersuchung

Was Sie zum Verfahren wissen sollten.

Die wichtigsten Antworten zu Integration, Datenübernahme, Datenschutz, Nachweisen, Übermittlung an die Schule, Betrieb und Barrierefreiheit.

Ersetzt das Verfahren unser Fachverfahren im Gesundheitsamt?

Nein. Axon Ivy orchestriert den Ablauf und verbindet die vorhandenen Verfahren über Schnittstellen. Das Fachverfahren des Gesundheitsamts, das Melderegister und das DMS bleiben führend.

Welche Fachverfahren und Systeme lassen sich anbinden?

Angebunden werden können unter anderem das Fachverfahren des Öffentlichen Gesundheitsdienstes, die Schulverwaltung, Servicekonten wie BundID, Terminsysteme, DMS und kommunale Portale; eine Übernahme von Meldedaten ist möglich, sofern eine Übermittlungsgrundlage nach dem Bundesmeldegesetz beziehungsweise dem jeweiligen Landesrecht besteht. Die Anbindung erfolgt über die vorhandenen Schnittstellen der jeweiligen Systeme - etwa REST, FIT-Connect oder XÖV-basierte Datenmodelle -, sofern die rechtlichen und technischen Voraussetzungen vorliegen.

Woher kommen die Daten des einzuschulenden Jahrgangs?

Sofern die rechtlichen und technischen Voraussetzungen vorliegen, wird der einzuschulende Jahrgang aus den Meldedaten beziehungsweise aus der Schulverwaltung übernommen. Daraus erzeugt das Verfahren die Einladungen gebündelt und fristgerecht; Sorgeberechtigte ergänzen nur noch die fehlenden Angaben.

Wie werden die Gesundheitsdaten der Kinder geschützt?

Untersuchungsbefunde sind eine besondere Kategorie personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Der Zugriff ist rollenbasiert, die Ablage erfolgt revisionssicher, und es werden nur die für die jeweilige Stelle erforderlichen Daten verarbeitet.

Was passiert, wenn Nachweise fehlen oder ein Termin nicht wahrgenommen wird?

Fehlende Nachweise fordert das Verfahren automatisch mit einer gesetzten Frist nach; läuft die Frist ab, wird der Vorgang zur Klärung an die zuständige Stelle eskaliert. Nicht wahrgenommene Termine werden zur erneuten Einladung vorgemerkt. Prüfregeln, Fristen und Eskalationspfade sind konfigurierbar und lassen sich an die landesrechtlichen und kommunalen Vorgaben anpassen.

Wie kommt das Ergebnis zur Schulfähigkeit an die Schule?

Das Ergebnis wird als strukturierter Datensatz über die Schnittstelle zur Schulverwaltung an die aufnehmende Schule übermittelt - auf der dafür vorgesehenen landesrechtlichen Grundlage, ohne erneute Erfassung und ohne Papierweg. Übermittelt wird nur das Ergebnis zur Schulfähigkeit, nicht der medizinische Befund.

Wo kann das Verfahren betrieben werden?

Der Betrieb ist abhängig von der gewählten Axon-Ivy-Architektur in der Cloud, On-Premises oder in einer hybriden Umgebung möglich. Da Gesundheitsdaten verarbeitet werden, wird das Betriebsmodell im Projekt gemeinsam festgelegt - sofern die rechtlichen und technischen Voraussetzungen vorliegen, ist auch der Betrieb im kommunalen Rechenzentrum innerhalb Ihrer bestehenden Betriebs- und Sicherheitskonzepte möglich.

Kann die Antragsstrecke barrierefrei umgesetzt werden?

Ja. Die Antragsstrecke kann nach den Anforderungen der BITV 2.0 beziehungsweise der entsprechenden landesrechtlichen Vorgaben zur Barrierefreiheit und nach Ihren kommunalen Designvorgaben umgesetzt werden. Die tatsächliche Konformität wird im jeweiligen Projekt durch Gestaltung, Implementierung und Tests geprüft und nachgewiesen.

Nächster Schritt

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen

Weniger Verwaltungsaufwand. Weniger Medienbrüche. Mehr Transparenz.
Erfahren Sie, wie Ihre Verwaltung die Schuleingangsuntersuchung digitalisieren und Eltern, Gesundheitsamt und Schule in einem durchgängigen Verfahren verbinden kann.

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