Eine heterogene Systemlandschaft, fehlende Kommunikation, unterschiedlichste Benutzeroberflächen, unklar definierte Abläufe, viele manuelle Schritte und damit einhergehend ein hoher Schulungsaufwand – mit diesen Herausforderungen haben Unternehmen tagtäglich zu kämpfen, wenn es um die Abwicklung von komplexen Prozessen geht. Die Notwendigkeit für Veränderung liegt da auf der Hand.
Prozessbeschreibung durch Modellierung
Die Lösung, um die Prozesseffizienz zu steigern, sehen viele in der Modellierung á la BPMN 2.0. Ziel dabei ist es, komplexe Sachverhalte aus der Realität auf eine einheitliche Sicht zu reduzieren. Ergebnis der Prozessmodellierung ist eine Darstellung von Abläufen, an der sich Mitarbeitende orientieren können. Diese kann eine an den jeweiligen Adressaten angepasste Ansicht oder die Beschreibung von Benutzerinteraktionen wie Rollen, Aufgaben, Deadlines und Schnittstellen enthalten. Die Modellierung von Prozessen ist und bleibt jedoch eine Beschreibung.
Modellierung als Grundlage - Digitalisierung geht weiter
Auch wenn die Modellierung oft eine solide Grundlage für digitalisierte Prozesse bietet, geht wirkliche Digitalisierung erheblich weiter. Es geht dabei um die tatsächliche digitale Ausführung des Prozesses. Moderne Digitalisierungsplattformen unterstützen den BPMN 2.0 Standard. Somit können Prozesse beinahe per Drag & Drop von der Modellierung ausgehend digitalisiert werden. Die Folge ist ein Paradigmenwechsel: Anstatt dass Mitarbeitende sich nötige Informationen aus unterschiedlichen Systemen zusammensuchen müssen, wie es bei der Modellierung der Fall ist, liefern Digitalisierungsplattformen alle nötigen Informationen aus einer Hand.
Darüber hinaus tritt die Plattform mit dem Mitarbeitenden in Interaktion. Dieser muss nicht länger in einem Modell nachschauen, was der nächste Prozessschritt ist, sondern wird automatisch durch seine Aufgaben geführt. Sich wiederholende und dezentrale Tätigkeiten, wie beispielsweise die Dateneingabe oder Überprüfung von Daten auf Vollständigkeit, können dabei automatisiert werden. Die Folge: Der Mitarbeitende wird entlastet und kann seine Arbeitskraft für anspruchsvollere Tätigkeiten einsetzen.
“Auch wenn die Modellierung oft eine solide Grundlage für digitalisierte Prozesse bietet, geht wirkliche Digitalisierung erheblich weiter.”
Marcel Prügel
Head of Product Management, Axon Ivy AG
Mehr Kosteneffizienz und verkürzte Time-to-Market
Unternehmen, die dieses Potenzial erkennen, können sich dadurch differenzieren und sich einen entscheidenden Marktvorteil verschaffen. Denn gehen sie über die Modellierung hinaus hin zu einer umfassenden Prozessdigitalisierung, erhöhen sie ihre Kosteneffizienz und verkürzen die Time-to-Market. Außerdem verbessert sich die Zufriedenheit der Kunden: Die Plattform als "Single Point of Truth" hat jederzeit alle relevanten Informationen parat und kann darüber umfassend Auskunft geben.
