Auch zwei Jahre nach Beginn der Corona-Krise sind die meisten Unternehmen und ihre Prozesse größtenteils immer noch ortsgebunden ausgerichtet. Das heißt, Menschen müssen an einem bestimmten Ort mit einer bestimmten Ausrüstung zusammenarbeiten. Doch spätestens seit Beginn der Pandemie steht fest: Das Aufheben dieser Ortsgebundenheit, verbunden mit dem Einsatz einer Prozessautomatisierungsplattform, sichert in Zukunft den langfristigen Erfolg und die Widerstandsfähigkeit von Unternehmen. Analysten sprechen von der Vision des «autonomen Unternehmens», das handlungsfähig ist, unabhängig davon, wo sich Mitarbeitenden befinden. Aber wie autonom sind Unternehmen heute? Und was ist notwendig, um autonom zu werden? Axon Ivy hat sich dazu mit Experten von Forrester Research, E.ON und Currenta ausgetauscht.
Digitalisierung und Automatisierung alltäglicher Prozesse
Das Arbeiten im Homeoffice wurde in den vergangenen Jahren zum neuen Alltag und stellte Unternehmen vor die Aufgabe, ihre Mitarbeitenden von einem Tag auf den anderen ortsunabhängig einsatzfähig zu machen. Die Digitalisierung und Automatisierung alltäglicher Prozesse ist dafür eine Grundvoraussetzung und wurde durch die Pandemie in den Fokus gerückt.
Laut einer Unternehmensbefragung von Forrester Research planen bis zu 60 Prozent der Unternehmen eine «run and manage from anywhere»-Strategie einzuführen. Möglich ist das durch den Einsatz von Prozessautomatisierungsplattformen. Diese so genannten Digital Process Automation Plattformen (DPA) orchestrieren Automatisierungstools wie RPA (Robotic Process Automation) und binden künstliche Intelligenz (KI) in die Prozesse ein. Dank Low-Code-Ansatz bieten sie auch den Fachbereichen maximale Flexibilität.
Digitale Problemlösung bei E.ON
Andreas Claeßen, Automation Delivery Services bei E.ON Digital Technology berichtet: «Wir verfügen über 10 unterschiedliche Standorte in Europa und viele Windparks. Bei einem Problem kann nicht jedes Mal ein Techniker direkt vor Ort eingesetzt werden. So etwas muss digital gelöst werden können. Das hat die Pandemie noch deutlicher gemacht. So war es eine sehr große Herausforderung für die Infrastruktur 70 000 Mitarbeitende innerhalb kürzester Zeit ins Homeoffice zu schicken.»
Vielerorts fehlt es an den nötigen Fachkräften, um die Automatisierung konsequent umzusetzen. «Testen und Experimentieren, um mit der Zeit eine unternehmensinterne Expertise aufzubauen und die unternehmensweite Automatisierung voranzutreiben, ist deshalb unsere Empfehlung», so Dr. Bernhard Schaffrik, Analyst bei Forrester Research. Denn die meisten Unternehmen nutzen die heutigen technologischen Möglichkeiten noch nicht voll aus. So haben immer noch mehr als 70 Prozent der Unternehmen papiergetriebene Prozesse.
“Eine offene Kommunikation und gelungenes Change Management müssen Hand in Hand mit Automatisierungsmaßnahmen gehen.”
Pascal Gerber
Head of Marketing, Axon Ivy AG
Voraussetzungen für den Aufbau einer gewissen Autonomie durch Automatisierung
«Große Unternehmen gehen die Automatisierung bereits sehr strategisch an, indem sie Kompetenzzentren mit einer gebündelten Expertise geschaffen haben. Es gibt aber auch viele Unternehmen, die taktisch an das Thema herangehen. Problematisch ist dabei, dass sie keinen ganzheitlichen Ansatz verfolgen und so nur kleine Schritte in Richtung Automatisierung machen. Statt nach fertigen Lösungen zu suchen, sollten Kompetenzen im eigenen Haus aufgebaut werden», erklärt Rolf Stephan, CEO von Axon Ivy. So kaufen viele Unternehmen Automatisierungstools, ignorieren dabei aber die darunterliegende Prozessstruktur und deren Eigenschaften.
Um das zu vermeiden und den Einsatz der großen Menge an Tools entlang des Prozesses zu orchestrieren, gewinnen intelligente Automatisierungsplattformen zunehmend an Bedeutung. Sie bieten eine Gesamtlösung, sind agil anpassbar und im Vergleich zu den Produkten klassischer Softwareanbieter wie SAP kostengünstig. Prozessautomatisierungsplattform wie Axon Ivy, die auf Low Code basieren, sind sehr einfach für Mitarbeitende bedienbar und erfordert keine lange Einarbeitungszeit. Drittsysteme und Tools wie Maschinelles Lernen und RPA sind direkt eingebunden und über die Plattform steuerbar. Alles wird dokumentiert und ist völlig transparent einsehbar.
Currenta: Gelungenes Change Management
Der Betreiber eines der größten Chemie-Areale in Europa, Currenta, hat in den vergangenen Jahren sein Entsorgungsmanagementsystem ersetzt und durch die Prozessautomatisierungsplattform von Axon Ivy inklusive Schnittstellen zu Behörden und Drittsystemen abgelöst. Klaus-Dieter Schneider, Leitung Stab Management Processes & Systems, berichtet: „So ein System kann man nicht von der Stange kaufen, es muss gemeinsam und agil entwickelt werden.“
Dazu sind Mitarbeitende nötig, die das entsprechende Wissen über die Unternehmensprozesse mitbringen und für das Thema brennen. Diese treiben die Maßnahmen intern voran und können es an Kolleginnen und Kollegen weitervermitteln. Denn am Ende müssen die Mitarbeitenden der Lösung vertrauen, damit sie diese auch wirklich effizient nutzen und autonom arbeiten können. Eine offene Kommunikation und gelungenes Change Management müssen deshalb Hand in Hand mit Automatisierungsmaßnahmen gehen.
Anwendungsfall: End-to-End AbfallentsorgungsprozessDie Axon Ivy Plattform ist Dreh- und Angelpunkt für die Digitalisierung des kompletten Abfallentsorgungsprozesses. Von der Erzeugung, über mehrere Transportdienste bis hin zur Entsorgung wird über einen durchgängigen Prozess der gesetzlich vorgeschriebene Ablauf sichergestellt.
Die Lösung:
- Einheitliche Applikation für den Abfallentsorgungsprozess (Front- und Backend)
- Durchgängige Digitalisierung vom Auftrag bis zur automatischen Rechnungserstellung
- IoT-Integration: Schwerlastwaagen zum Wiegen der Abfallmengen bei Ein- und Ausfahrt der LKWs
Künftig erfolgt die Generierung komplexer Dokumente mit Barcodes sowie dynamischer Vorlagen und Layouts automatisiert auf Knopfdruck, ebenso wie das Erstellen rechtsverbindliche Dokumente – dank digitaler Signaturkomponente.
Der automatisierte End-to-End-Prozess garantiert die lückenlose Dokumentation des Entsorgungsprozesses für mehr als 2 Mio. Tonnen Abfall im Jahr und stellt die korrekte Kategorisierung der Transporte und der damit verbundenen Abläufe sicher. Durch den Einsatz von Axon Ivy konnten die Effizienz verbessert, die Qualität gesteigert und das Einhalten hoher Compliance-Standards sichergestellt werden.
Das Fazit der Experten
Erste Schritte in Richtung autonomes Unternehmen wurden mit der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen bereits gemacht. Trotzdem mangelt es heute noch häufig an der nötigen Expertise und Strategie zur gelungenen Umsetzung und Auswahl der richtigen Automatisierungstools. Plattformen wie Axon Ivy können hier unterstützen, da sie verschiedene Technologien und Tools zusammenbringen und diese zentral steuern. Um den vollen Nutzen aus der Automatisierung zu ziehen, müssen aber auch die Mitarbeitenden die neue Lösung annehmen. Der derzeitige äußere Druck kann dazu genutzt werden, das Management wie auch Kolleginnen und Kollegen mit an Bord zu holen und langfristig Schritte in Richtung eines autonomen Unternehmens zu gehen, sodass Arbeiten in Zukunft von überall aus möglich ist.
