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Warum Sie BPM und RPA kombinieren sollten

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Andreas Balsiger
von Andreas Balsiger

Ein Trend in der IT Branche heißt Robotic Process Automation. Dabei handelt es sich nicht um physikalische Roboter, sondern um Softwareanwendungen. Intelligent genutzt, können sie dazu beitragen ein Unternehmen effizienter und wettbewerbsfähiger zu machen. Das Marktforschungsunternehmen Gartner, das die Entwicklungen in der IT analysiert schätzt, dass bis Ende 2022 mindestens 85 Prozent aller großen und sehr großen Unternehmen Software-Roboter nutzen werden, um Kosten und Fehler zu reduzieren und die Compliance zu verbessern.

Prozessautomatisierung ist aus Unternehmen kaum mehr wegzudenken. Doch nicht nur die Unternehmen selbst wandeln sich im Zuge der Digitalisierung, auch die Technologien entwickeln sich ständig weiter. Um bestehende Prozesse weiter zu automatisieren, können digitale Software-Roboter eingesetzt werden. Das nennt sich Robotic Process Automation, kurz RPA. Diese kleinen Helfer können in Unternehmen erheblichen Nutzen erbringen.

Sie ermöglichen die Automatisierung sich wiederholender Prozesse und Aufgaben, die auf Regeln basieren und sonst von Menschen ausgeführt werden müssen. Ihre Einsatzgebiete sind also alle Felder, in denen es festgelegte Strukturen, Prozesse, Regeln und Aufgaben gibt. Diese sich ständig wiederholenden Routineaufgaben, die viel Zeit binden, können von Bots übernommen werden. Solange der Ablauf festgelegt ist, kann der Prozess jederzeit schnell und flexibel angepasst werden.

Anwendungsgebiete für die Softwareanwendungen sind: Formulare ausfüllen, Daten übertragen, Berechnungen machen oder «Wenn/ Dann» Befehle ausführen. Solche Aufgaben sind nicht nur zeitintensiv und beschwerlich, sie sind außerdem fehleranfällig. Schnell können beim Kopieren oder Rechnen Flüchtigkeitsfehler passieren oder ein Schritt wird vergessen. Bots hingegen sind nicht nur zu 100 Prozent verlässlich, sie sind außerdem schneller, günstiger, arbeiten rund um die Uhr ohne sich dabei über die repetitiven Aufgaben zu beschweren und jeder ihrer Schritte ist nachvollziehbar.

 

Prozesse verbessern

Wichtig ist hier jedoch, dass der Prozess an sich funktionieren muss. Da der Roboter nur das tut, wozu sonst die Mitarbeiter zuständig sind, wird eine Aufgabe zwar schneller, aber nicht besser erledigt. Der Vorteil ist, dass im Zuge der Automatisierung keine speziellen Anpassungen vorgenommen werden müssen, da Bots so konzipiert sind, dass sie den gleichen „manuellen“ Pfad nachahmen, den sonst ein Mitarbeiter anwenden würde. Es bedeutet aber auch, dass die Prozesse selbst bereits tief gehend verstanden werden und funktionieren müssen.

 

In Zukunft wird kombiniert

Die Frage, die sich in naher Zukunft stellen wird, ist, ob BPM Plattformen durch RPA ersetzt werden. Die Antwort lautet Nein. Das Gegenteil ist der Fall: RPA kann in BPM Plattformen integriert werden, um einen noch höheren Automatisierungsgrad zu erreichen. RPA verändert und optimiert, im Gegensatz zu BPM Plattformen, bestehende Prozesse und deren Schwachstellen aber nicht. Für das Prozessmanagement sind die BPM Plattformen daher unerlässlich. RPA ist ein Konzept, während BPM Plattformen eine Methode sind.

Kombiniert können Unternehmen so end-to-end Prozessautomatisierungen in ihren Digitalisierungsstrategien durchführen. BPM Plattformen können dafür genutzt werden Prozesse zu orchestrieren, mit Kunden zu interagieren und komplexe Entscheidungen zu treffen. Denn das Ziel vom BPM ist es, Unternehmen ein Umfeld zu bieten, in dem Prozesse kontinuierlich verbessert werden. Nur so können Unternehmen ihr volles Potenzial ausschöpfen. RPA ist dagegen verantwortlich für die schnelle und akkurate Ausführung sich wiederholender Aufgaben. Da sich BPM und RPA ergänzen, ist es wichtig zu wissen, an welchen Stelle, was eingesetzt werden muss, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

AXON Ivy News

AXON Ivy hat kürzlich eine strategische Partnerschaftsvereinbarung mit Nividous Software Solutions, einem preisgekrönten globalen Anbieter von Lösungen für Robotic Process Automation (RPA), unterzeichnet. Mit dieser Allianz können beide Anbieter die Prozessautomatisierung für ihre Kunden optimieren.