Wenn man über die Automatisierung von Geschäftsprozessen spricht, ist der Begriff Robotic Process Automation (RPA) dabei nicht wegzudenken. Im Zuge der robotergestützten Prozessautomatisierung werden repetitive, manuelle, zeitintensive oder fehleranfällige Tätigkeiten durch sogenannte Softwareroboter (Bots) erlernt und automatisiert ausgeführt. Davon profitieren zweifellos nicht nur Mitarbeitende, da sie sich anderen Aufgaben widmen können, sondern dank Fehlerminimierung auch Unternehmen im Ganzen.
RPA und BPM nicht in einen Topf werfen
RPA wird häufig in einem Atemzug mit Business Process Management (BPM) genannt. Beide Technologien beziehen sich jedoch auf unterschiedliche Ebenen von Geschäftsabläufen. Während RPA einzelne Aufgaben in ihrem Ist-Zustand mittels Softwarerobotern übernehmen kann, nimmt BPM die Zusammenhänge von Prozessen im Unternehmen als Ganzes in den Blick. RPA arbeitet demnach operativ, ohne strategisch in den Betriebsablauf einzugreifen oder zugrundeliegende Geschäftsprozesse zu verändern. BPM hingegen setzt die digitale Transformation im Unternehmen strukturell um, automatisiert Prozesse und ermöglicht agiles Arbeiten.
RPA: Mehrwert mit Grenzen
Ein Softwareroboter ist darauf ausgelegt, einzelne Aufgaben - sei es die Bearbeitung von Formularen, die Überprüfung von Lagerbeständen oder die Beantwortung einfacher Kundenanfragen - zu erledigen und dadurch «Quick-Wins» zu erzielen. Die Einsatzgebiete sind Bereiche, in denen es festgelegte Strukturen, Vorgänge, Regeln und Aufgaben gibt. Der Roboter ist in der Lage, Nutzeroberflächen zu bedienen und im abgesteckten Rahmen Entscheidungen zu treffen. Häufig ist der Einsatz von RPA der erste Schritt in Unternehmen in Richtung digitaler Transformation.
Der Roboter übernimmt gewissermaßen eine Mitarbeiterrolle und schafft Freiraum für die menschlichen Kolleginnen und Kollegen, sich um kreative oder emotionsbasierte Entscheidungen zu kümmern. Die Beschränkung auf bestimmte und massenhaft auftretende wiederholungsintensive Aufgaben setzt dem Mehrwert, den RPA alleine im Unternehmen realisieren kann, jedoch Grenzen.
“Monotone und wiederholungsintensive Aufgaben können von Softwarerobotern schneller und fehlerfreier erledigt werden.”
Rolf Gebhard Stephan
CEO Axon Ivy AG
RPA ist nur ein Teil des Puzzles
Erst die Integration in eine BPM-Plattform ermöglicht es, das volle Potenzial der Prozessautomatisierung auszuschöpfen. Denn die Plattform orchestriert Geschäftsabläufe ganzheitlich und sorgt für einen nahtlosen Übergang zwischen Roboter, Mitarbeitende und Systeme.
Greifbarer wird diese Zusammenarbeit anhand eines Beispiels: Denken wir an die Bestellung eines Produkts in einem Onlineshop. Geht eine Bestellung ein, dann folgt darauf meist ein standardisierter Prozess: Eine Bestellbestätigung wird versandt, eine Zahlungsaufforderung erfolgt, der Lieferschein wird gedruckt, der Artikel versandt und eine Rechnung erstellt.
All diese Schritte bis hin zur anschließenden Aktualisierung des Lagerbestands kann ein Softwareroboter übernehmen. Sind Informationen jedoch unvollständig oder fehlerhaft, kommt die BPM-Plattform ins Spiel. Sie leitet den Fall automatisch an einen geeigneten Mitarbeitenden weiter und stellt diesem alle vorhandenen Daten für die Bearbeitung des Falls zur Verfügung. Das führt zu einer optimalen Aufgabenverteilung zwischen Beschäftigen und Robotern, die deren jeweilige Stärken und Schwächen berücksichtigt.
Aufgabenteilung zwischen Mensch und Maschine
Gemeinsam geben Roboter und Mitarbeitende ein gutes Team ab. Bei kreativer Problemlösung und emotionsbasierten Entscheidungen bleiben Menschen im Vorteil. Monotone und wiederholungsintensive Aufgaben können jedoch von Softwarerobotern schneller und fehlerfreier erledigt werden. Vom Einsatz der Roboter profitieren Mitarbeitende nicht nur, weil sie langweilige Arbeiten nicht mehr erledigen müssen. Auch können sie freigewordene Zeit sinnvoll und gewinnbringend nutzen. In Kombination mit einer BPM-Plattform schöpfen Unternehmen zudem das volle Potenzial von RPA aus und können dadurch eine erfolgreiche End-to-End-Automatisierung umsetzen.
