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Digitale Helfer für effiziente Betriebsabläufe

Digital Process Automation Digitalisierung RPA BPM
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Rolf Gebhard Stephan
von Rolf Gebhard Stephan

Robotic Process Automation (RPA) wird häufig in einem Atemzug mit Business Process Management (BPM) genannt. Beide Technologien beziehen sich jedoch auf unterschiedliche Ebenen von Geschäftsabläufen. Während RPA einzelne Aufgaben in ihrem Ist-Zustand mittels Softwarerobotern übernehmen kann, nimmt BPM die Zusammenhänge von Prozessen im Unternehmen als Ganzes in den Blick. RPA arbeitet demnach operativ, ohne strategisch in den Betriebsablauf einzugreifen oder zugrundeliegende Geschäftsprozesse zu verändern, während BPM die digitale Transformation im Unternehmen strukturell umsetzt, Prozesse automatisiert und agiles Arbeiten ermöglicht.

Ein Software-Roboter ist darauf ausgelegt, einzelne Aufgaben, sei es die Bearbeitung von Formularen, Überprüfung von Lagerbeständen oder die Beantwortung einfacher Kundenanfragen, zu erledigen und dadurch «Quick-Wins» zu erzielen. Häufig ist es der erste Schritt im Unternehmen in Richtung digitaler Transformation. Dazu ist der Roboter in der Lage, Nutzeroberflächen zu bedienen und im Rahmen enger Vorgaben Entscheidungen zu treffen.

So übernimmt ein Software-Roboter gewissermaßen eine Mitarbeiterrolle und schafft Freiraum für die menschlichen Kollegen, sich um kreative oder emotionsbasierte Entscheidungen zu kümmern. Diese Beschränkung auf bestimmte und massenhaft auftretende wiederholungsintensive Aufgaben setzt dem Mehrwert, den RPA alleine im Unternehmen realisieren kann, Grenzen.

 

RPA ist nur ein Teil des Puzzles

Erst die Integration in eine BPM-Plattform ermöglicht es, das volle Potenzial auszuschöpfen, indem die Plattform Geschäftsabläufe ganzheitlich orchestriert und für einen nahtlosen Übergang zwischen Roboter, Mitarbeiter und Systemen sorgt.

Greifbarer wird diese Zusammenarbeit anhand eines Beispiels: Denken wir an die Bestellung eines Produkts in einem Onlineshop. Geht eine Bestellung ein, dann folgt darauf meist ein standardisierter Prozess: eine Bestellbestätigung wird versandt, eine Zahlungsaufforderung erfolgt, der Lieferschein wird gedruckt, der Artikel versandt und eine Rechnung erstellt.

All diese Schritte bis hin zur anschließenden Aktualisierung des Lagerbestands kann ein Softwareroboter übernehmen. Sind Informationen jedoch unvollständig oder fehlerhaft, kommt die BPM-Plattform ins Spiel. Sie leitet den Fall automatisch an einen geeigneten Mitarbeiter weiter und stellt diesem alle vorhandenen Daten für die Bearbeitung des Falls zur Verfügung. Das führt zu einer optimalen Aufgabenverteilung zwischen Mitarbeitern und Softwarerobotern, die deren jeweilige Stärken und Schwächen berücksichtigt.

Bei kreativer Problemlösung und emotionsbasierten Entscheidungen bleiben Menschen im Vorteil, während monotone und wiederholungsintensive Aufgaben schneller und fehlerfreier von Softwarerobotern erledigt werden können und dadurch den Mitarbeitern den Rücken freihalten. Unternehmen können so eine weitgehende Digitalisierung umsetzen, die Ressourcen einspart und die Effizienz erhöht.

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