27. Juni 2022
Wirtschaft und Gesellschaft entwickeln sich stetig weiter. Unternehmen müssen Veränderungen vorhersehen oder zumindest angemessen darauf reagieren, um ihre Marktposition zu verteidigen und auszubauen. Dies gilt insbesondere vor dem Hintergrund der digitalen Transformation. Digitalisierung und Automatisierung müssen im Fokus innovativer Unternehmen stehen – denn wettbewerbsfähig ist nur, wer gewinnbringende Prozesse und effiziente Abläufe automatisiert umsetzt.
Auf dem Weg zur Automatisierung von Geschäftsprozessen werden zuerst mithilfe der Prozess-Potenzialanalyse (PPA) die Prozesse mit dem größten Automatisierungspotenzial identifiziert. Die darauffolgende Optimierung folgt dem Ziel, diese Prozesse so weit wie möglich zu digitalisieren und vorzubereiten. Dabei liegt der Fokus darauf, Durchlaufzeiten zu verkürzen, Ressourcen ideal einzusetzen und die Produktivität zu steigern. Durch die anschließende Automatisierung gelingt es Unternehmen, sich zukunftsfähig aufzustellen und im Wettbewerb weiterhin zu bestehen.
Interne Abläufe und Strukturen im Fokus
Vor dem Hintergrund der Digitalisierung und Automatisierung müssen Unternehmen ihre Prozesse und Geschäftsmodelle erfolgreich transformieren. So können sie den Herausforderungen des digitalen Wandels begegnen und dessen Chancen effizient nutzen. Dies erfordert eine intensive Beschäftigung mit internen Abläufen und Strukturen: Es gilt, das Denken in Silos zu überwinden. Prozesse dürfen nicht an Abteilungs- oder Systemgrenzen halt machen, sondern müssen von Anfang bis Ende – entlang der Wertschöpfungskette – gedacht werden. Dieser Paradigmenwechsel fokussiert auf interne Vernetzung sowie systemübergreifendes Arbeiten. Er ermöglicht es Mitarbeitenden, sich dank effizienter Abläufe auf ihre Fachaufgaben zu konzentrieren.
Business Process Management: Unterstützung für die Unternehmenstransformation
Bei der Umsetzung von Automatisierungsvorhaben dürfen nicht nur traditionelle Einsatzszenarien betrachtet werden. Vielmehr müssen Anwendungsfälle in den Fokus rücken, welche digitalisierte Prozesse und die digitale Transformation des Unternehmens unterstützen. Dadurch ist es möglich, durch verbesserte Abläufe mit Fokus auf Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit sowie neue Arbeitsweisen die Tätigkeiten und Interaktionen in Unternehmen und mit Kunden auf eine neue Stufe zu heben. Dieses Vorgehen beinhaltet beispielsweise die intelligente Anbindung mobiler Geräte für den Verkaufsprozess. Da aktuelle Geschäftsprozesse jedoch oftmals nicht 1:1 auf mobile Geräte übertragen werden können, müssen dezidierte Abläufe entlang der Customer Journey und explizit für die mobile Anwendung entwickelt werden. Auch die Integration von sozialen Medien oder Cloud-Services dürfen nicht unbeachtet bleiben, bedürfen jedoch neuer Denkansätze und Gestaltungen.
Social Collaboration, Big Data und Internet of Things
Darüber hinaus bringt die Automatisierung von Geschäftsprozessen vielseitigen weiteren Nutzen für Unternehmen. Die Verbindung von Mitarbeitenden und Teams im Sinne von Social Collaboration beispielsweise ermöglicht eine effektivere und intelligentere Zusammenarbeit. Durch die Vernetzung kann Wissen innerhalb des Unternehmens optimal geteilt sowie orts-, personen- und zeitunabhängig zur Verfügung gestellt werden. Eine weitere wichtige Rolle spielt der Umgang mit Big Data: Aus einer Vielzahl an Daten werden mit Hilfe definierter Prozesse genau die Informationen herausgezogen, aufbereitet und kombiniert, die relevant und notwendig sind. So liefern sie einen konkreten Mehrwert. Auch die Integration des Internet of Things trägt zur Transformation eines Unternehmens bei. Die Vernetzung von Maschinen- und Gerätedaten mit Unternehmensprozessen erlaubt die Kommunikation der Systeme untereinander – Daten und Informationen können schnell und effizient ausgetauscht und verarbeitet werden. Nicht zuletzt ermöglicht der Einsatz der richtigen Automatisierungstechnologie ein optimales Case Management. Mit diesem werden hochkomplexe Prozesse flexibel strukturiert. So sind Einzelfälle planbar und die Einhaltung gesetzlicher sowie regulatorischer Vorgaben ist sichergestellt.
Der bimodale Weg
Um bei der Umsetzung von Prozessautomatisierung nicht die komplette IT-Infrastruktur auf den Kopf zu stellen, empfiehlt sich ein bimodaler Weg. Dabei wird eine zusätzliche Ebene in Form einer Automatisierungsplattform eingeführt, welche die vorhandene IT-Systeme nahtlos verbindet und neue Technologien integriert. So müssen bestehende Systeme und Anwendungen nicht zwingend migriert werden, alle Vorteile der neuen Technologien sind jedoch unmittelbar nutzbar. Vom Einsatz einer intelligenten Prozessautomatisierungsplattform profitieren sowohl die Organisation selbst als auch Mitarbeitende. Als zentrale Drehscheibe für Unternehmensprozesse ermöglicht sie:
- Schnelle Anbindung vorhandener Schnittstellen
- Einfache Integration unterschiedlichster Systeme
- Überwachung und Dokumentation der Prozesse
- Kostenersparnis durch Überführung manueller Tätigkeiten in die Automation
- Intuitive Bedienung über verschiedenste Eingabegeräte
- Risikominimierung und Effizienzsteigerung
