Mit dem Projekt «KatasterprozesseZH» für die Baudirektion des Kantons Zürich wurde eine Prozesslösung umgesetzt, welche die Katasterprozesse im Bereich der kommunalen und kantonalen Planung digital unterstützt. Das Hauptziel des Systems ist es, unterschiedliche Akteure wie verschiedene Verwaltungen und private Büros bei der Bearbeitung der Prozesse zu leiten und ihnen eine zentrale Plattform für alle prozessrelevanten Informationen anzubieten. Das Projekt wurde gemeinsam mit der FROX AG als Entwicklungspartner auf Basis der Prozessautomatisierungsplattform Axon Ivy realisiert.
Der ÖREB-Kataster ist Bestandteil des Grundstück-Informationssystems und das Pendant zum Grundbuch. Es beinhaltet unter anderem Informationen zu Nutzungsplanung, Baulinien, belasteten Standorten, Waldgrenzen und Grundwasserschutzzonen. Die Daten, die im ÖREB-Kataster geführt werden und für jedermann einsehbar sind, basieren auf der amtlichen Vermessung und werden derzeit in zwei Systeme unterteilt. Zum einem bietet der GIS-Browser Einsicht auf Karten, Gesetzesgrundlagen und Rechtsvorschriften und zum anderen verwaltet die Datenbank „oerebdocs“ Rechtsdokumente wie beispielsweise Beschlüsse und Verfügungen. Diese Systeme müssen stetig in einem Nachführungsprozess aktualisiert und gepflegt werden.
«Wir haben mit dem ÖREB-Kataster vor zehn Jahren begonnen und Ende 2019 flächendeckend im Kanton Zürich eingeführt. Dabei haben wir die Erfahrung gemacht, dass das Nachführungsverfahren der rechtsverbindlichen Daten in den Gemeinden und bei den beteiligten kantonalen Fachstellen sehr aufwendig und mit umfangreichen und komplizierten Prozessen verbunden ist», erläutert Marcel Frei, Leiter Betrieb ÖREB-Kataster – Baudirektion Kanton Zürich.
Um die Nachführung des ÖREB-Katasters nutzerfreundlicher und übersichtlicher zu gestalten sowie Prozesse zu vereinfachen, sodass immer alle beteiligten Akteure die aktuellen Informationen und den letzten Änderungsstatus einsehen können, wurde basierend auf der Prozessautomatisierungsplattform Axon Ivy eine webbasierte Prozessapplikation entwickelt.
Nachführungsprozesse digitalisieren und automatisieren für optimale Plan- und Datenbereitstellung
Die Weisungsprozesse zur Nachführung der ÖREB-Daten sind sehr detailliert und umfangreich. Auf der einen Seite gibt es eine Vielzahl an internen und externen Akteuren (Gemeinden, kantonale Fachstellen, Planungsbüros, Fachbearbeiter, Katasterbearbeiter-Organisation und Katasterleitung), die an den Prozessen beteiligt sind und auf der anderen Seite verschiedene Phasen (Auftrag/Entwurf, Vorprüfung, öffentliche Auflage, Festsetzung, Genehmigung, Rechtsmittelverfahren/Inkraftsetzung), die durchlaufen werden müssen.
Die größten Herausforderungen liegen allerdings in der Dauer der Projekte, die oft einige Monate bis mehrere Jahre umfasst, sowie in der Zusammenführung von parallelverlaufenden Bearbeitungsprozessen durch verschiedene Akteure. So kann es passieren, dass veraltete Daten hinterlegt sind und der ÖREB-Kataster nicht mit dem letzten Stand einer Gemeinde übereinstimmt.
Mit der neuen Prozessapplikation „KatasterprozesseZH“ werden Abläufe klar definiert und die Akteure automatisch benachrichtigt, sobald ein Projekt initialisiert und von einer Stelle abgeschlossen wurde und der Bearbeitungsprozess fortgesetzt werden kann. Des Weiteren beinhaltet das Web-Portal eine zentrale Dokumentenverwaltung zur Erfassung und Speicherung von Sachdaten, eine Schnittstelle zum GIS-Browser zur visuellen Darstellung der Änderungen sowie eine Verknüpfung zwischen der Datenbank «oerebdocs», dem GIS-Browser und der Prozessapplikation. Letzteres dient dazu, Dokumente, die auf „KatasterprozesseZH“ hochgeladen sind, automatisch in „oerebdocs“ zu übernehmen und mit der Karte im GIS-Browser zu verknüpfen. So entsteht eine zentrale Schnittstelle, über die alle Informationen abgerufen und Prozesse gesteuert werden können.
Intuitiv, nutzerfreundlich und übersichtlich
Die neue Plattform führt den Benutzer Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess und gewährleistet durch das minimalistische Design eine optimale Übersicht über alle prozessrelevanten Informationen. Das Projekt «KatasterprozesseZH» befindet sich seit Anfang 2021 in einem Pilotbetrieb und soll 2022 in allen 162 Gemeinden im Kanton Zürich eingesetzt werden.
