Prozessorchestrierung als Game-Changer
Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum selbst hochmoderne HR-Softwarelösungen trotz erheblicher Investitionen nicht die erhoffte Arbeitserleichterung bringen?
Laut der Digital HR-Report 2024/25-Studie setzen 87 % der Unternehmen auf Software zur Digitalisierung ihrer HR-Abteilungen, doch nur 7 % bewerten deren Effektivität als zufriedenstellend.
Nur 7%
Die wenigsten Unternehmen in der DACH-Region sind zufrieden
mit der Effizienz ihrer digitali-sierten HR-Systemlandschaft.
Warum? Die Antwort auf diese Diskrepanz liegt in einem grundlegenden Problem: HR-Abteilungen arbeiten oft mit fragmentierten Systemlandschaften, die weder die nötige Datentransparenz für fundierte Personalentscheidungen liefern noch die Agilität für schnelle Anpassungen an sich verändernde Marktbedingungen.
Die Herausforderung fragmentierter HR-Systeme
In vielen Unternehmen verhindern isolierte Systeme und inkonsistente Prozesse eine systematische Workforce-Planung und eine vorausschauende Personalentwicklung. Ohne die Integration von HR-Systemen können Unternehmen keine genauen Personalkosten ermitteln, Skill Gaps frühzeitig erkennen oder die Effektivität von HR-Investitionen messen. In einer Zeit, in der der Faktor Mensch immer mehr über die Wettbewerbsfähigkeit entscheidet, können sich Unternehmen diese strategischen Blindstellen nicht mehr leisten.
Die Transformation von HR-Systemen ist keine Option mehr – sie ist eine Notwendigkeit.
Anhand der Herausforderungen moderner HR-Softwarelösungen erläutert dieser Beitrag die Unterschiede zwischen HR-Prozessautomatisierung und HR-Prozessorchestrierung und zeigt auf, wie Unternehmen durch den richtigen Einsatz nicht nur ihre Effizienz, Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit steigern, sondern auch den Weg zu einer zukunftsfähigen, an langfristigen Unternehmenszielen ausgerichteten HR-Abteilung ebnen können.
Strategische HR-Prozesse als Schlüssel zum Unternehmenserfolg
HR ist mittlerweile ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg. Angesichts dieses wachsenden Einflusses muss das HR-Management neu gedacht werden – weg von der traditionellen Administration hin zu einem datengetriebenen People Management.
In volatilen Märkten müssen HR-Teams auf integrierte und aktuelle Informationen zugreifen können, um gezielt auf Herausforderungen wie Fluktuationsrisiken oder Skills-Gaps zu reagieren. Fehlen diese Möglichkeiten, entstehen Datensilos, die effizientes Arbeiten erschweren und die strategische Ausrichtung des Unternehmens gefährden.
Ein zentrales HR-System, das eine ganzheitliche Sicht auf Mitarbeiterdaten ermöglicht, versetzt HR-Teams in die Lage, Risiken frühzeitig zu erkennen und proaktiv zu handeln. Gleichzeitig erlaubt die Bündelung aller HR-Daten präzise Analysen zu Kompetenzentwicklung, Personalkosten und Mitarbeiterzufriedenheit – wichtige Kennzahlen für fundierte Entscheidungen auf Vorstandsebene.
Erste Untersuchungen zeigen, dass Unternehmen mit einer integrierten HR-Systemlandschaft und innovativen Bewerbermanagementsystemen nicht nur ihre Recruitingkosten senken, sondern auch die Wahrscheinlichkeit, ihre Stellen erfolgreich und nachhaltig zu besetzen, erhöhen.
Die digitale Transformation von HR als strategische Investition
Die Digitalisierung von HR-Prozessen ist weit mehr als ein operativer Schritt – sie ist eine strategische Investition in die Wettbewerbsfähigkeit des gesamten Unternehmens. Mit den richtigen Tools und einer durchdachten Prozessstrategie können Unternehmen nicht nur Ineffizienzen abbauen, sondern auch ihre Attraktivität als Arbeitgeber steigern und sich im War for Talents nachhaltig positionieren.
Intelligente Prozessautomatisierung im modernen HR-Management
Prozessoptimierung und digitale Workflows sind der erste Schritt, um manuelle und zeitraubende Aufgaben zu eliminieren. Vom Bewerbermanagement bis zur Vertragserstellung – durch eine durchdachte und intelligente Prozessautomatisierung entstehen effiziente, transparente Arbeitsabläufe, die Freiräume für strategische People & Culture Themen schaffen und Struktur in den Arbeitsalltag bringen.
Automatisierte Workflows und verknüpfte Systeme ermöglichen es HR-Teams, Routineaufgaben effizient zu erledigen, sodass sie sich auf wertschöpfende Tätigkeiten wie Talententwicklung und strategische Personalplanung konzentrieren können. So können sie auch ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg maximieren.
3 Anwendungsbeispiele für HR-Automatisierung:
1. Talent Acquisition & smarter Onboarding-Prozess:
Eine durchgängig digitalisierte Candidate Journey – vom ersten Kontakt bis zum erfolgreichen Onboarding. Dazu zählen intelligent gesteuerte Auswahlprozesse, automatisierte Vertragsgestaltung und strukturierte Einarbeitungsprogramme, die zur Sicherung kritischer Kompetenzen im Unternehmen beitragen.
2. Compensation & Benefits Management:
Die Integration von Performance-Daten, Marktbenchmarks und Budgetplanungen schafft die Grundlage für strategische Vergütungsentscheidungen. So werden datenbasierte Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung ermöglicht, während gleichzeitig die Kosten im Blick bleiben.
3. Employee Experience & Self-Service:
Moderne Mitarbeiterportale sorgen für eine effiziente Administration und transparente Kommunikation. Dies steigert nachweislich die Mitarbeiterzufriedenheit und reduziert gleichzeitig den administrativen Aufwand für HR-Teams.
Automatisierung
Optimierung einzelner, wiederkehrende Aufgaben oder Prozesse.
Orchestrierung
Intelligente Verknüpfung von Systemen zu einem größeren,
strategischen Arbeitsablauf in einer übergeordneten Steuerungsebene.
Die Grenzen der HR-Automatisierung und der Weg zur HR-Prozessorchestrierung
Die digitale Transformation durch Automatisierung bietet klare Vorteile: Sie spart Zeit, reduziert Fehler und entlastet HR-Teams. Doch isolierte Automatisierungslösungen stoßen an ihre Grenzen, wenn eine nahtlose Integration zwischen Systemen, Abteilungen und Standorten erforderlich ist. Die Herausforderung besteht darin, diese Prozesse in eine zukunftsorientierte End-to-End Prozessstrategie zu überführen.
Dies zeigt sich am Beispiel der Vergütungsplanung: Daten aus Performance Management, Skill Management und Budgetplanung müssen nahtlos zusammenspielen. Ohne eine zentrale Plattform bleibt die Automatisierung fragmentiert und ineffizient.
Hier setzt die Prozessorchestrierung von HR-Prozessen an. Sie ermöglicht es, verschiedene HR-Systeme miteinander zu verbinden und Prozesse übergreifend zu steuern – auch wenn diese ursprünglich nicht für eine Zusammenarbeit konzipiert wurden.
Die Integration von Prozessorchestrierung hilft, Insellösungen zu vermeiden und bildet die Grundlage für fundierte Personalentscheidungen. So entsteht eine ganzheitliche Steuerung, die HR als strategischen Partner im Unternehmen etabliert.
Mit einer präzisen Personalplanung, gezielter Talentförderung und datenbasierten Investitionen in Recruiting und Personalentwicklung wird HR nicht nur effizienter, sondern auch zu einem unverzichtbaren Partner des Top-Managements. Gleichzeitig werden Vorteile wie eine verkürzte Time-to-Hire, optimierte Personalkosten und eine gesteigerte Mitarbeiterproduktivität realisiert.
Prozessorchestrierung: Der Schlüssel zur ganzheitlichen HR-Transformation
Besonders mittelgroße und große Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre HR-Prozesse über verschiedene Standorte, Abteilungen und Systeme hinweg reibungslos zu integrieren. Über die Jahre haben sich unterschiedliche Lösungen für ähnliche Aufgaben entwickelt – sei es durch organisches Wachstum, standortspezifische Anforderungen oder historisch gewachsene Strukturen.
Die zentrale Aufgabe der Prozessorchestrierung besteht darin, diese Vielfalt an Systemen und Prozessen zu einem harmonischen Ganzen zu verbinden.
Während HR-Automatisierung spezifische, wiederkehrende Aufgaben optimiert, fügt die Prozessorchestrierung eine übergeordnete Steuerungsebene hinzu, die verschiedene HR-Systeme intelligent miteinander verknüpft – auch wenn sie ursprünglich nicht für eine Zusammenarbeit ausgelegt waren.
Beispiel: Die Verknüpfung von Systemen für Zeiterfassung, Recruiting und Personalentwicklung sorgt für eine zentrale Überwachung, kontinuierliche Optimierung und einheitliches Reporting – das alles für fundierte strategische Entscheidungen.
Prozessorchestrierung in komplexen Unternehmensstrukturen
Für Unternehmen mit dezentralen oder wachsenden Strukturen ist die Orchestrierung von HR-Prozessen ein Hebel, um Agilität und Effizienz zu gewährleisten.
Insbesondere in komplexen Organisationen eröffnet Orchestrierung neue Möglichkeiten:
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Standortübergreifendes Talent Management: Verknüpfung lokaler Systeme schafft flexible, standortübergreifende Talentpools.
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Harmonisierte HR-Prozesse: Einheitliche Standards und konsolidierte Daten ermöglichen eine ganzheitliche Sicht auf das Personal, selbst, wenn einzelne Standorte unterschiedliche HR-Systeme nutzen.
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Flexible Integration neuer Einheiten: Beim Hinzukommen neuer Standorte oder Unternehmenseinheiten können bestehende Systeme beibehalten werden, während die Orchestrierung eine schrittweise Integration sicherstellt.
Eine orchestrierte HR-Landschaft ist der Schlüssel, um bestehende Strukturen mit den Anforderungen moderner, datengetriebener HR-Strategien in Einklang zu bringen. Führungskräfte profitieren von einer konsolidierten Sicht auf Teams, optimierten Prozessen und flexiblen Skalierbarkeit, die zukünftiges Wachstum unterstützt. Unternehmen, die auf Orchestrierung setzen, etablieren einheitliche Standards und reduzieren Reibungsverluste zwischen Abteilungen.
Beispiel: Die Erfolgsgeschichte von Ricoh Europe zeigt, wie eine strategische HR-Plattform es dem Unternehmen ermöglichte, seine HR-Prozesse europaweit zu standardisieren und zu orchestrieren. Dabei wurden länderspezifische Anforderungen berücksichtigt – mit beeindruckenden Ergebnissen: Die Effizienz der HR-Abteilung stieg um 60%, die Mitarbeiterzufriedenheit um 40% und der HR-Personalbestand um 20% reduziert. Das zentrale HR-Portal fungiert als Single Point of Contact und integriert Tools wie SAP, Microsoft Teams und Adobe Sign.
Das Beispiel zeigt, wie Orchestrierung hilft, die Herausforderungen dezentraler Organisationen zu meistern. Sie respektiert gewachsene Strukturen und schafft gleichzeitig die Basis, um lokale Anforderungen mit globalen Zielen in Einklang zu bringen.
Fazit: Mit erfolgreicher HR-Orchestrierung die Wettbewerbsfähigkeit sichern
Die orchestrierte HR-Landschaft ist mehr als ein technologisches Upgrade. Sie ist die Basis für zukunftsfähiges People Management in komplexen Organisationen. Nur wenn HR-Daten und -Prozesse nahtlos zusammenspielen, können Unternehmen Personalfragen von morgen beantworten:
- Wie entwickeln wir die richtigen Kompetenzen für neue Geschäftsmodelle?
- Wo entstehen kritische Skill Gaps?
- Wie steuern wir Personalkosten bei gleichzeitiger Stärkung unserer Arbeitgeberattraktivität?
Prozessorchestrierung schafft die Voraussetzungen, um HR von einer administrativen Funktion zu einem strategischen Business Partner weiterzuentwickeln - mit konsolidierten Daten für fundierte Entscheidungen und der Agilität, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Da der Erfolg eines Unternehmens mehr denn je von den richtigen Talenten abhängt, wird dies zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
Jetzt gilt es, ineffiziente Prozesse hinter sich zu lassen und die Potenziale der Digitalisierung voll auszuschöpfen. Der Weg zu einer strategischen Plattform beginnt mit der Entscheidung, HR grundlegend neu zu definieren.
