Digitale Bürgerportale: Ein Leitfaden für die effiziente Verwaltung

Stapelweise Papier, langwierige Prozesse, komplexe Antragsverfahren – in der öffentlichen Verwaltung ist dies oft noch an der Tagesordnung. Doch die Zeiten haben sich geändert: Heutzutage erwarten sowohl Verwaltungsmitarbeitende als auch Bürgerinnen und Bürger Lösungen, die ihre Arbeit oder ihren Alltag vereinfachen. Niemand möchte mehr Zeit mit Papierkram, undurchsichtigen Abläufen oder langen Wartezeiten verschwenden. Die Lösung? Digitale Bürgerportale, die es ermöglichen, Verwaltungsanträge orts- und zeitunabhängig zu stellen, Formulare online zu bearbeiten und den Status von Anfragen in Echtzeit zu verfolgen – ein großer Schritt in Richtung einer modernen, bürgernahen Verwaltung.

Doch bevor es los gehen kann, sollten Verwaltungen die wichtigsten Fakten rund um den Einsatz eines digitalen Bürgerportals kennen.

Gut zu wissen: Die wichtigsten Fakten rund um digitale Bürgerportale

Warum sollen Kommunen und Städte ein Bürgerportal einführen?

Zeit ist eine wertvolle Ressource und bei vielen eng bemessen. Um den Alltag für Mitarbeitende sowie Bürgerinnen und Bürger unkomplizierter und flexibler zu gestalten, sollten Kommunen und Städte zunehmend auf digitale Bürgerportale setzen.

Die Einführung eines Bürgerportals ermöglicht Kommunen und Städten eine automatisierte und effiziente Verwaltung von bürokratischen Prozessen. Das Portal verbessert die Servicequalität für Bürgerinnen und Bürger und trägt zur Modernisierung der Verwaltungsabläufe bei. Darüber hinaus spart die Digitalisierung der Prozesse Zeit und Kosten, steigert die Transparenz und fördert die Bürgerbeteiligung.

Schlüsselelemente: Welche Services muss ein digitales Bürgerportal den Bürgerinnen und Bürgern bieten?

Ein effektives digitales Bürgerportal ist ein vielseitiges Werkzeug, das den Bürgerinnen und Bürgern eine Fülle von Dienstleistungen bietet. Zu den wichtigsten Services gehören:

• Digitale Formulare und elektronische Antragsstellung: Ermöglichen es den Bürgerinnen und Bürgern, Formulare schnell und einfach online auszufüllen oder Anträge für Genehmigungen, Lizenzen und andere bürokratische Prozesse online zu stellen.
• Nachrichtenaustausch: Verbessert die Servicequalität bei Anfragen und Rückfragen und stärkt das Vertrauen in die öffentliche Verwaltung.
• Online-Terminvereinbarung: Optimiert die Planung sowohl für die Bürgerinnen und Bürger als auch für die Verwaltung, reduziert Wartezeiten und erleichtert die Organisation von Besprechungen oder Behördengängen.
• Online-Zahlungsmöglichkeiten: Bieten eine bequeme und sichere Option zur Begleichung von kommunalen Gebühren, Steuern oder Parkgebühren und vereinfachen so Verwaltungsprozesse.
• Plattform für die Bürgerbeteiligung: Ermöglicht Bürgerinnen und Bürger die aktive Teilnahme an Entscheidungsprozessen, Meinungsäußerungen und den Beitrag zur Gestaltung ihrer Gemeinde.
• Informationsportal: Veranstaltungskalender, Behördenverzeichnis und Notfallinformationen bieten klare Informationen über kommende Ereignisse, öffentliche Events, Zuständigkeiten u.v.m.

Durch die Bereitstellung dieser Services erleichtert ein digitales Bürgerportal die Interaktion zwischen Bürgerinnen und Bürgern und Verwaltung und steigert die Effizienz.

Welche Vorteile ergeben sich für die Verwaltung und deren Mitarbeitende durch ein digitales Bürgerportal?

Die Einführung eines digitalen Bürgerportals bietet nicht nur den Bürgerinnen und Bürgern Vorteile, sondern optimiert auch die Arbeitsweise der Verwaltungsmitarbeitenden. Es trägt dazu bei, den Verwaltungsbetrieb insgesamt zu modernisieren. Die Vorteile im Einzelnen:

• Automatisierung von Routineaufgaben: Reduziert den manuellen Aufwand und ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
• Zeit- und Kostenersparnis: Minimiert den Papieraufwand und nutzt Ressourcen effektiver.
• Nutzung digitaler Systeme und automatisierter Prozesse: Verbesserte Datenqualität und bietet umfassende Analysemöglichkeiten.
• Verfügbarkeit von digitalen Daten und Berichten in Echtzeit: Ermöglicht es, fundierte Entscheidungen schneller zu treffen und auf aktuelle Informationen zuzugreifen, was die Effizienz und Reaktionsfähigkeit steigert. 
• Bereitstellung einer Kollaborationsplattform: Verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit und beschleunigt den Informationsaustausch innerhalb der Verwaltung und mit den Bürgerinnen und Bürgern.
• Anpassbarkeit von Workflows und Anwendungen: Steigert die Reaktionsfähigkeit und Flexibilität und erfüllt Anforderungen schnell und unkompliziert.
• Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten: Erhöht die Anwenderzufriedenheit und steigert die Mitarbeiterbindung.

Was ist die sinnvollste Herangehensweise für die Implementierung eines Bürgerportals?

Bei der Implementierung eines Bürgerportals ist der Einsatz einer intelligenten Automatisierungsplattform entscheidend. Eine Plattform, die nicht nur die gegenwärtigen Anforderungen erfüllt, sondern auch zukunftssicher ist, schafft eine optimale Grundlage für reibungslose Abläufe in den Bürgerbüros: Sie ermöglicht es, dynamisch und agil auf neue Anforderungen zu reagieren, verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit und gewährleistet effizientes Arbeiten. Die Zentralisierung relevanter Informationen und Dienste innerhalb der Plattform stellt Transparenz für alle Beteiligten sicher. Die Benutzerfreundlichkeit steht dabei im Vordergrund, sodass Anträge bequem gestellt, Termine unkompliziert vereinbart und Nachrichten sicher ausgetauscht werden können.

Welche Kriterien sind bei der Auswahl der richtigen Lösung für ein Bürgerportal entscheidend?

Um das digitale Bürgerportal bestmöglich zu gestalten und für Mitarbeitende und Bürgerinnen und Bürger zu optimieren, müssen folgende Funktionalitäten berücksichtigt werden:

• Prozessautomatisierung: Die Automatisierung von wiederkehrenden und zeitaufwändigen Aufgaben beschleunigt Verwaltungsprozesse. Funktionen wie Formularverarbeitung, Antragsprüfungen und andere Routineaufgaben laufen automatisiert ab.
• Integration von Systemen: Eine nahtlose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur ist unerlässlich. Die Plattform sollte mit verschiedenen Systemen (wie Backend-Datenbanken, externe Dienste, CRM-Systeme) und Technologien (wie KI, RPA, ML) kompatibel sein, um eine reibungslose Datenübertragung und -verarbeitung zu gewährleisten. Dies ermöglicht fortschrittliche Funktionen wie intelligente Datenanalyse, Vorhersagen und automatische Entscheidungsfindung.
• Workflow-Erstellung mit Low-Code-Unterstützung: Mitarbeitende sollten flexibel mit der Plattform interagieren können, um Prozesse effizient zu definieren und vorhandene und neue Bedarfe umzusetzen.
• Übergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit: Eine Plattform, die die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen sowie zwischen Verwaltung und Bürgerinnen und Bürgern fördert, ist ausschlaggebend für den Erfolg des Portals.
• Benutzerfreundlichkeit: Ein intuitives, benutzerfreundliches Portal, auf dem sich Mitarbeitende und Bürgerinnen und Bürger schnell und unkompliziert zurechtfinden, ist ausschlaggebend für die Akzeptanz des Portals. Nur bei positiven Erfahrungen der Anwender lassen sich die gesetzten Ziele erreichen.
• Skalierbarkeit und Flexibilität: Die Plattform muss anpassungsfähig sein, um mit dem Wachstum der Nutzerzahlen und der Komplexität der Prozesse Schritt halten zu können.
• Sicherheit und Datenschutz: Die eingesetzte Plattform muss strenge Sicherheitsstandards und Datenschutzvorgaben vollumfänglich erfüllen. Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Compliance-Maßnahmen sind grundlegende Anforderungen. Nur so kann die Vertraulichkeit und Integrität der Daten gewährleistet werden.

Fazit: Die wichtigsten Fakten, die wichtigsten Argumente – und los geht's!

Klar ist: Öffentliche Verwaltungen müssen in zukunftsfähige digitale Lösungen investieren. Der Einsatz digitaler Bürgerportale ist dabei nicht mehr nur eine Option, sondern ein entscheidender Schritt, um den Anforderungen einer modernen Gesellschaft gerecht zu werden. Sie sind ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation des öffentlichen Sektors in.

Elektronische Antragsstellung, Online-Terminvereinbarungen, digitaler Nachrichtenaustausch und Informationsbereitstellung – mit der richtigen Plattform und einem strategischen Ansatz gelingt es, Arbeitsprozesse zu optimieren, sich als moderner Arbeitgeber zu etablieren und die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger zu erfüllen. So stellen Kommunen und Städte erfolgreich die Weichen für die Zukunft.