Warum eine echte digitale Transformation mehr als isolierte Initiativen erfordert und wie die richtige Balance zwischen strategischer Projektplanung und operativer Prozessautomatisierung nachhaltigen Erfolg ermöglicht.
Viele Digitalisierungsinitiativen scheitern nicht am Willen oder an der Technologie – sondern an einem Denkfehler: Sie werden als einmalige Projekte verstanden, statt als laufende, integrierte Prozesse. Ein Unternehmen, das in Infrastruktur und Kundenprozesse investierte, machte diese Erfahrung schmerzhaft.
Trotz guter Planung, CRM-Tools und engagierter Projektteams kam es zu massiven Reibungsverlusten: Medienbrüche, manuelle Abstimmungen, fehlende Transparenz – mit Folgen wie Zeitverzug, Budgetüberschreitungen und unzufriedenen Kunden.
Digitaler Wandel darf nicht im Projektdenken steckenbleiben. Was fehlt, ist ein verbindender Prozessrahmen, der operative Abläufe automatisiert, integriert und skalierbar macht.
Die Lösung:
Ein hybrider Ansatz. Strategische Steuerung über Projekte, operative Exzellenz durch Prozessautomatisierung.
Die positiven Auswirkungen im beschriebenen Fall:
Was Entscheider jetzt brauchen:
Digitalisierung gelingt, wenn Projekte nicht nur initiiert, sondern nachhaltig und nahtlos in den laufenden Betrieb überführt werden. Wer Prozesse frühzeitig mitdenkt und technisch klug orchestriert, schafft nachhaltige Wirkung statt Einzellösungen.
Ein Praxisbeispiel aus der Projektarbeit:
Ein Unternehmen startete ein ambitioniertes Digitalisierungsvorhaben mit zahlreichen Teilbereichen. In diesem Fall handelte es sich um einen Infrastrukturausbau, der folgende Arbeitsfelder umfasste:
Die Ausgangssituation:
Das Unternehmen investierte in ein umfassendes Transformationsprojekt, das auf traditionelle Projektmanagement-Tools und ein CRM-System setzte. Die Projektpläne waren detailliert, die Teams engagiert.
Die ernüchternde Realität zeigte schnell die Grenzen dieses Ansatzes in der Praxis:
Die konkreten Folgen:
Die entscheidende Erkenntnis:
Mit Projektmanagement allein ließ sich ein so komplexes Vorhaben nicht effizient steuern. Es brauchte eine prozessuale Abwicklung innerhalb des Projekts.
Die Erfahrungen dieses Unternehmens sind kein Einzelfall. Studien bestätigen, dass viele Digitalisierungsinitiativen nicht ihr volles Potenzial ausschöpfen, weil sie mit Standardsoftware und (Multi-)Projektmanagement-Tools umgesetzt werden.
Die typischen Symptome:
1. Medienbrüche und Datensilos: Projektteams arbeiten mit eigenen Tools, während das operative Geschäft wiederum in anderen Systemen und teilweise auch manuell stattfindet.
2. Fehlendes End-to-End-Denken: Projekte fokussieren sich auf ihre spezifischen Ziele, nicht auf die Integration in bestehende Abläufe.
3. Mangelnde Skalierbarkeit: Was im Projektstatus funktioniert, scheitert oft bei der Skalierung im Echtbetrieb.
4. Workarounds statt Integration: Mitarbeiter entwickeln eigene Hilfslösungen, wenn die Prozess und Toolunterstützung im Alltag nicht passen.
Für CIOs, COOs und andere Entscheider stellt sich die zentrale Frage: W
ie können wir sicherstellen, dass unsere Digitalisierungsprojekte langfristig im Tagesgeschäft wirken und skalieren können?
Potenzial und Grenzen moderner Projektmanagement-Tools:
Projektmanagement ist ein zentrales Instrument, um Veränderungen gezielt voranzubringen. Es bietet strukturierte Methoden, um Vorhaben zu planen, Ressourcen effizient einzusetzen und innovative Ideen systematisch umzusetzen.
Typische Stärken sind:
In der Praxis zeigt sich jedoch häufig, dass Projektmanagement allein nicht ausreicht. Die Grenzen des reinen Projektdenkens wurden in unserem Beispielunternehmen deutlich:
Wie Prozessmanagement die entscheidende Lücke schließt
Das Unternehmen stellte fest, dass die eigentliche Herausforderung nicht im Projektmanagement, sondern im täglichen operativen Management lag:
Prozessmanagement und Projektsteuerung ergänzen sich perfekt und liefern gemeinsam die entscheidenden Erfolgsfaktoren:
Die Lösung: Ein Hybrid-Ansatz
Die Lösung für das Unternehmen war ein hybrider Ansatz. Die strategische Zielsetzung wurde weiterhin über das Projektmanagement gesteuert, während die operative Umsetzung in strukturierten und automatisierten Prozessen erfolgte.
Konkret bedeutete dies:
1. Zentrale Abläufe definieren und automatisieren:
2. Technologische Basis schaffen:
3. Messbare KPIs etablieren:
Das Ergebnis:
Durch die Kombination von Projekt- (für die Strategie) und Prozessmanagement (für die Umsetzung) konnte das Unternehmen die Projektziele nicht nur erreichen, sondern übertreffen:
➡️ Erfahren Sie mehr zu unseren Kundenprojekten.
Aus Erfahrungen wie bei diesem Unternehmen lassen sich vier zentrale Prinzipien für die erfolgreiche Integration von Projekt- und Prozessmanagement ableiten:
Prozessorientiert plane
Bereits in der Projektdefinition muss die spätere Einbettung in die Prozesswelt berücksichtigt werden.
End-to-End denken
Digitalisierung endet nicht an Team- oder Systemgrenzen. Entscheidend ist der Blick auf das große Ganze.
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Technologie als Enabler nutzen
Die richtige Plattform bildet das Rückgrat für eine skalierbare Digitalisierung.
Verantwortlichkeiten klar definieren
Der Übergang vom Projekt in den Prozessbetrieb braucht klare Rollen. Konkret:
Die Praxis zeigt deutlich: Es geht nicht um ein Entweder-Oder zwischen Projekt- und Prozessmanagement, sondern um das intelligente Zusammenspiel beider Ansätze. Projekte geben den Anstoß zur Veränderung, bringen Innovationskraft und fokussieren auf neue Ziele. Prozesse sichern den nachhaltigen Erfolg, durch stabile Abläufe, klare Verantwortlichkeiten und Skalierbarkeit im Alltag.
Die zentrale Erkenntnis für Entscheider:
Transformation beginnt im Projekt, wirksam wird sie erst im Prozess. Wer bei Digitalisierungsvorhaben beide Disziplinen gezielt kombiniert, schafft nicht nur schnelle Ergebnisse, sondern dauerhafte Wettbewerbsvorteile.